Rozpoznanie typu dokumentu w spedycji opiera się na celu dokumentu i typowych elementach formularza.
"Oferta" jest przedstawieniem propozycji warunków wykonania usługi: zwykle zawiera dane oferenta, opis zakresu świadczenia, warunki cenowe, termin realizacji, termin ważności oferty oraz ewentualne zastrzeżenia. Taki dokument ma charakter handlowy i służy do pozyskania zlecenia.
"Zapytanie ofertowe" ma odwrotny kierunek funkcjonalny: to klient (lub kontrahent) prosi o przygotowanie propozycji/wyceny. W praktyce częściej zawiera opis potrzeb, parametry ładunku i trasy oraz prośbę o przedstawienie ceny, a nie gotowe warunki współpracy.
"Reklamacja" dotyczy zgłoszenia problemu po wykonaniu (lub w trakcie) usługi. Typowe są pola: opis niezgodności, data zdarzenia, numer przesyłki/zlecenia, roszczenie klienta, załączniki (np. protokoły, zdjęcia). To dokument z obszaru obsługi posprzedażowej i jakości.
"Umowa spedycji" to dokument formalizujący zobowiązania stron i zwykle zawiera postanowienia prawne/organizacyjne, zakres odpowiedzialności, zasady rozliczeń i warunki współpracy. Ma bardziej "kontraktowy" charakter niż oferta.
Na egzaminie warto patrzeć na: nagłówek (np. "Oferta"), sekcję "warunki", "ważność oferty", "cena", "termin realizacji" oraz brak pól typowych dla reklamacji czy umowy. To pozwala poprawnie zaklasyfikować formularz.
