Spis zdawczo-odbiorczy służy do ewidencjonowania przekazywanej dokumentacji i powinien być dobrany do jej rodzaju. Dokumentacja kartograficzna to materiały takie jak mapy, plany, atlasy czy szkice terenowe, które opisuje się innymi cechami niż typowe akta.
O rozpoznaniu, że dany formularz dotyczy dokumentacji kartograficznej, decydują zwykle rubryki charakterystyczne dla map i planów (np. pola pozwalające identyfikować konkretny arkusz/obiekt kartograficzny oraz jego opis). W praktyce archiwalnej taki dobór formularza ułatwia późniejsze wyszukiwanie i udostępnianie materiałów kartograficznych.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Dokumentacja techniczna dotyczy zwykle dokumentów projektowych i opisów technicznych (np. dokumentacji budowlanej lub konstrukcyjnej). Jej ewidencja akcentuje inne elementy opisu niż typowe dla kartografii.
- Dokumentacja aktowa to przede wszystkim akta spraw (pisma, decyzje, korespondencja) ewidencjonowane w sposób właściwy dla jednostek aktowych. Jeżeli formularz jest przygotowany pod mapy/plany, nie jest to ewidencja aktowa.
- Dokumentacja audiowizualna obejmuje materiały dźwiękowe i obrazowe (np. nagrania, filmy, fotografie). Dla niej typowe byłyby pola opisu związane z nośnikiem i zapisem, a nie cechy map/planów.
Wskazówka egzaminacyjna: aby nie pomylić kategorii, szukaj na formularzu pól opisu specyficznych dla danego typu materiałów. To one najszybciej odróżniają kartografię od akt, techniki czy audiowizualiów.
