Pytanie dotyczy najbardziej efektywnego wykorzystania miejsca w magazynie archiwalnym. W praktyce oznacza to takie rozmieszczenie akt na półkach i regałach, które minimalizuje niewykorzystane odcinki półek (tzw. luki) i nie wymusza pozostawiania wolnych przestrzeni na przyszłe dopływy.
Odpowiedź "według dat przyjęcia do archiwum" odpowiada układowi według napływu (chronologicznemu). Akta odkłada się w kolejności przyjmowania i systematycznie wypełnia magazyn (ciągłe zapełnianie). Taki układ jest najkorzystniejszy przestrzennie, bo nie trzeba planować oddzielnych "stref" dla różnych kategorii czy komórek, a więc nie powstają rezerwy, które w danym momencie są puste.
Pozostałe propozycje są mniej efektywne pod względem miejsca, ponieważ zwykle prowadzą do konieczności odkładania akt w wydzielonych grupach i rezerwowania miejsca na przyszłe wpływy:
- "według komórek organizacyjnych" – grupowanie według działów/wydziałów ułatwia orientację i wyszukiwanie, ale wymaga zostawiania wolnych półek dla każdej komórki; w efekcie część przestrzeni przez długi czas pozostaje niewykorzystana.
- "okresami przechowywania" – odkładanie np. według kategorii/okresów przechowywania również zwykle wiąże się z rezerwami dla poszczególnych grup oraz z nierównomiernym przyrostem, co generuje luki.
- "zgodnie z częstotliwością udostępniania" – to podejście poprawia ergonomię (częściej używane bliżej), ale nie jest metodą maksymalizującą gęstość upakowania; w praktyce organizuje dostęp, a nie eliminuje rezerwy wynikające z podziału zasobu.
Wniosek egzaminacyjny: gdy kryterium brzmi "najbardziej efektywny pod względem wykorzystania miejsca", właściwy jest układ według napływu, czyli według dat przyjęcia.
