W tabeli znajdują się: imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz numer telefonu. Są to informacje, które mogą umożliwiać bezpośrednią identyfikację osoby fizycznej, dlatego należy je traktować jako dane osobowe. W jednostkach administracji (np. przy prowadzeniu spraw, rejestrów, korespondencji) takie dane pojawiają się często i muszą być objęte zasadami ochrony informacji.
Teza, że dane "wymagają zgody na ich przetwarzanie", odnosi się do jednej z możliwych podstaw legalności. Zgoda jest właściwa wtedy, gdy rzeczywiście jest dobrowolna, konkretna i możliwa do wycofania bez negatywnych konsekwencji. W praktyce urzędowej przetwarzanie danych bywa jednak realizowane także na innych podstawach, np. gdy jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym albo do wypełnienia obowiązku wynikającego z prawa. Dlatego w zadaniach egzaminacyjnych ważne jest rozróżnienie dwóch kroków: (1) rozpoznanie, że dane są osobowe, oraz (2) ustalenie, jaka podstawa legalizuje ich przetwarzanie w danej sprawie.
Ocena odpowiedzi błędnych:
- Stwierdzenie, że tabela nie zawiera danych osobowych, jest nieprawidłowe, bo zawiera zestaw informacji identyfikujących konkretną osobę.
- Stwierdzenie, że tabela zawiera dane osobowe, ale nie wymaga zgody, może być mylące: brak zgody nie oznacza automatycznie braku legalności, ale wymaga istnienia innej podstawy oraz spełnienia obowiązków (np. informacyjnych, organizacyjnych).
- Stwierdzenie, że zgoda jest potrzebna tylko na numer telefonu, jest błędne, bo numer telefonu również jest daną osobową; ponadto nie "dzieli się" podstawy legalności według pól tabeli, tylko ocenia całość operacji przetwarzania w konkretnym celu.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się "zgoda", zawsze rozważ, czy w opisie sprawy podano cel i rolę urzędu. Bez tego łatwo wpaść w pułapkę uproszczenia: "dane osobowe = zawsze zgoda".
