Obieg pism (czyli droga, jaką pismo/dokument przechodzi w jednostce: od wpływu do załatwienia sprawy i włączenia do akt) musi być ujednolicony i opisany w dokumencie, który reguluje czynności kancelaryjne. Taką rolę pełni instrukcja kancelaryjna – to ona opisuje m.in. zasady przyjmowania korespondencji, jej otwierania (jeśli dotyczy), rejestrowania, dekretowania, przekazywania do właściwych komórek oraz sposób dokumentowania przebiegu sprawy.
Odpowiedź "z instrukcji kancelaryjnej." jest więc właściwa, bo wskazuje źródło procedur i organizacji pracy kancelarii.
Pozostałe odpowiedzi odnoszą się do innych elementów systemu zarządzania dokumentacją:
- "z kategorii archiwalnej." – kategoria archiwalna określa przede wszystkim czas przechowywania i dalsze postępowanie z dokumentacją (np. archiwizacja, brakowanie), a nie ścieżkę obiegu pisma w toku załatwiania sprawy.
- "z korespondencji." – korespondencja jest zbiorem pism wpływających i wychodzących; sama w sobie nie wyznacza zasad obiegu. Obieg wynika z przyjętych procedur, a nie z faktu, że coś jest korespondencją.
- "z wykazu akt." – wykaz akt (JRWA) służy klasyfikowaniu spraw i zakładaniu teczek według haseł i klas. Pomaga w porządkowaniu i archiwizacji, ale nie zastępuje instrukcji w zakresie czynności kancelaryjnych i obiegu pism.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli pytanie dotyczy procedury (jak postępować z pismem), szukaj dokumentu opisującego czynności kancelaryjne. Jeśli dotyczy klasyfikacji (gdzie wpiąć sprawę), wtedy właściwy jest wykaz akt.
