Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA4 - TEST WIEDZY NR 6



PYTANIE NR 22.
Otrzymałeś poniższą tabelę z informacjami do zarejestrowania w systemie kancelaryjnym. Który z wpisów jest niepoprawny?
Numer dokumentu Data otrzymania Nadawca Temat
001/2022 2022-01-15 XYZ Sp. z o.o. Zaproszenie na spotkanie
002/2022 2022-02-30 ABC S.A. Oferta handlowa
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Niepoprawny jest wpis "Wpis 002/2022", ponieważ zawiera datę otrzymania 2022-02-30, a taki dzień w kalendarzu nie istnieje (luty ma 28 dni, a w roku przestępnym 29). Pozostałe pola w tym przykładzie nie wskazują błędu formalnego rejestracji.

Pełne wyjaśnienie:

W systemie kancelaryjnym dane w rejestrze muszą być formalnie poprawne, czyli możliwe do jednoznacznego odtworzenia i zgodne z rzeczywistością (m.in. poprawna data, kompletne dane identyfikujące pismo).

Wpis "Wpis 002/2022" zawiera datę otrzymania 2022-02-30. Taki zapis wygląda jak poprawny format (rok-miesiąc-dzień), ale sama wartość jest błędna: luty nie ma 30 dni. W roku 2022 luty ma 28 dni (29 tylko w roku przestępnym), więc dzień "30" czyni wpis niepoprawnym i powinien zostać zweryfikowany z dokumentem źródłowym lub poprawiony.

Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne?

  • "Wpis 001/2022" – data 2022-01-15 jest poprawna (styczeń ma 31 dni), a pozostałe pola (nadawca, temat) są logiczne i możliwe w rejestrze.
  • "Wszystkie wpisy są poprawne" – to fałsz, ponieważ jeden z wpisów zawiera nierealną datę.
  • "Brak informacji o numerze telefonu nadawcy" – numer telefonu nie jest elementem koniecznym w takim uproszczonym rejestrze wpływów; w praktyce rejestr może obejmować różne pola, ale brak telefonu nie jest oczywistym błędem formalnym tak jak nieistniejąca data.

Wskazówka egzaminacyjna: przy tabelach zawsze sprawdzaj pola, które łatwo przeoczyć (daty, numery, zgodność dni z miesiącami). Najczęstszy "podchwytliwy" błąd to poprawny format przy niepoprawnej wartości.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co oznacza poprawność formalna wpisu w systemie kancelaryjnym?
Poprawność formalna oznacza, że dane we wpisie są kompletne w wymaganym zakresie i logicznie możliwe, np. data istnieje w kalendarzu, numer dokumentu ma przyjęty schemat, a nadawca i temat pozwalają zidentyfikować pismo. Błąd formalny utrudnia ewidencję i późniejsze wyszukiwanie.
Dlaczego data 2022-02-30 jest niepoprawna w rejestrze korespondencji?
Jest niepoprawna, bo 30 lutego nie występuje w kalendarzu. Luty ma 28 dni, a w roku przestępnym 29. Nawet jeśli zapis wygląda jak prawidłowy format YYYY-MM-DD, wartość dnia musi być zgodna z rzeczywistą liczbą dni w danym miesiącu.
Jak szybko sprawdzić, czy data w tabeli jest realna?
Sprawdź miesiąc i zakres dni: dla lutego maksymalnie 28 (lub 29), dla kwietnia/czerwca/września/listopada maksymalnie 30, a dla pozostałych miesięcy 31. Jeśli dzień przekracza limit, wpis jest formalnie błędny i wymaga weryfikacji z dokumentem.
Czy w rejestrze dokumentów musi być podany numer telefonu nadawcy?
Nie zawsze. Zakres pól w rejestrze zależy od przyjętych zasad w jednostce i od systemu. Zwykle kluczowe są: numer/znak sprawy lub dokumentu, data wpływu, nadawca/adresat oraz krótki temat. Brak telefonu nie jest tak jednoznacznym błędem jak nieistniejąca data.
Jakie błędy w datach najczęściej pojawiają się na egzaminie z dokumentacji?
Najczęstsze to: nieistniejący dzień miesiąca (np. 30/31 w miesiącu 30-dniowym), błędny luty (29 w roku nieprzestępnym lub 30), oraz zamiana kolejności pól w zapisie daty. Egzamin często sprawdza uważność i kontrolę formalną danych.
Jakie informacje są zwykle rejestrowane przy wpływie korespondencji?
Najczęściej rejestruje się: numer lub kolejny identyfikator dokumentu, datę otrzymania (wpływu), dane nadawcy (np. nazwa podmiotu), oraz temat/krótki opis pisma. Dodatkowo mogą występować pola typu: liczba załączników, kanał wpływu czy osoba odpowiedzialna.
Kiedy wpis w systemie kancelaryjnym uznaje się za niepoprawny?
Gdy zawiera dane sprzeczne lub niemożliwe (np. nieistniejąca data), ma błędy uniemożliwiające identyfikację dokumentu (np. brak kluczowego numeru w systemie, gdy jest wymagany), albo jest niezgodny z dokumentem źródłowym. Wtedy wpis należy skorygować lub wyjaśnić.
Jakie są skutki błędnej daty wpływu w ewidencji korespondencji?
Błędna data wpływu może utrudnić dotrzymanie terminów, rozliczenie obiegu dokumentów i późniejsze wyszukiwanie spraw. Może też powodować problemy w raportach i zestawieniach (np. błędne statystyki wpływów). Dlatego daty powinny być zawsze weryfikowane.
Czy format YYYY-MM-DD jest poprawny w dokumentacji biurowej?
Tak, jest to powszechnie stosowany zapis zgodny z zasadą "rok-miesiąc-dzień", często spotykany w systemach informatycznych. Trzeba jednak pamiętać, że poprawny format nie gwarantuje poprawnej wartości: dzień i miesiąc muszą odpowiadać rzeczywistej dacie w kalendarzu.
Jak przygotować się do zadań z tabelami w systemie kancelaryjnym na egzaminie?
Ćwicz szybkie czytanie tabel i kontrolę pól "ryzykownych": dat, numerów, skrótów i kompletności danych. Pomaga lista kontrolna: (1) czy data istnieje, (2) czy numeracja jest spójna, (3) czy nadawca i temat są sensowne. Na egzaminie to często decyduje o wyniku.
info

To pytanie poprawnie rozwiązuje 81% zdających egzamin. średnio łatwe

Według specjalistów z branży: "Niepoprawny jest wpis "Wpis 002/2022", ponieważ zawiera datę otrzymania 2022-02-30, a taki dzień w kalendarzu nie istnieje (luty ma 28 dni, a w roku przestępnym 29)."

Źródła:

  • Wikipedia: "Luty" (informacja o liczbie dni w lutym) — https://pl.wikipedia.org/wiki/Luty (dostęp: 2026-03-01)
  • Wikipedia: "Kalendarz gregoriański" (zasady kalendarza i lata przestępne) — https://pl.wikipedia.org/wiki/Kalendarz_gregoria%C5%84ski (dostęp: 2026-03-01)
  • NIST: "Date and Time Formats" (opis formatu daty ISO 8601 i zapisu YYYY-MM-DD) — https://www.nist.gov/pml/time-and-frequency-division/popular-links/date-and-time-format (dostęp: 2026-03-01)

Materiały:

  • Podręczniki i materiały szkolne z zakresu pracy biurowej i prowadzenia dokumentacji
  • Instrukcje użytkownika szkolnych/firmowych systemów kancelaryjnych lub EZD (jeśli dostępne)
  • Ćwiczenia praktyczne z rejestracji korespondencji i kontroli formalnej danych w tabelach
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego