Plan pracy archiwum zakładowego to dokument planistyczny, którego zadaniem jest uporządkowanie działań archiwum na nadchodzący okres (najczęściej rok). W praktyce obejmuje on główne kierunki i priorytety, takie jak: porządkowanie i ewidencjonowanie dokumentacji, działania przygotowawcze do brakowania, prace kontrolne, szkolenia dla komórek organizacyjnych czy usprawnienia organizacyjne. Dlatego poprawne jest stwierdzenie, że plan pracy przedstawia główne zamierzenia archiwum na kolejny rok.
Stwierdzenie o tym, że plan pracy "jest zatwierdzany przez archiwum państwowe", jest mylące, bo miesza planowanie wewnętrzne z nadzorem zewnętrznym. Plan pracy służy przede wszystkim do zarządzania pracą w jednostce i nie musi (z samej definicji) podlegać zatwierdzeniu przez organ zewnętrzny.
Odpowiedź "jest sporządzany w jednym egzemplarzu" nie opisuje istoty dokumentu. Liczba egzemplarzy wynika z przyjętej organizacji obiegu dokumentów (np. wersja papierowa i elektroniczna, kopie dla kierownictwa), a nie z definicji planu pracy.
Stwierdzenie, że plan pracy "stanowi element instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego" także jest nieprecyzyjne. Instrukcja ma charakter normatywny (określa zasady, obowiązki, tryb postępowania), natomiast plan pracy dotyczy celów i zadań na dany okres. To różne typy dokumentów: instrukcja opisuje "jak działać", a plan pracy – "co i kiedy zrobić".
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się "plan pracy", szukaj odpowiedzi odnoszącej się do celów, zadań i priorytetów, a nie do zatwierdzania, liczby egzemplarzy czy bycia częścią instrukcji.
