W archiwum zakładowym czynności powinny wynikać z zaplanowanego sposobu działania: określenia priorytetów, terminów, zasobów (czas, personel, narzędzia) oraz kolejności etapów pracy. Z tego powodu tworzenie planu pracy archiwum jest logicznie wcześniejsze niż działania operacyjne.
Odpowiedź "Tworzenie planu pracy archiwum powinno być na pierwszym miejscu" jest poprawna, bo plan jest podstawą organizacji pracy: pozwala zdecydować, czy najpierw wdraża się system indeksowania, jak prowadzi się ewidencję/opis oraz w jakiej kolejności opracowuje się partie dokumentacji.
Pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe, ponieważ nie wskazują rzeczywistego, jednoznacznego błędu w przedstawionej tabeli:
- "System indeksowania powinien być opracowany jako ostatni" – to twierdzenie nie musi być prawdziwe. W praktyce narzędzia indeksowania często tworzy się przed masowym katalogowaniem, aby zapewnić spójny opis i wyszukiwanie.
- "Katalogowanie dokumentów powinno nastąpić po archiwizowaniu dokumentów" – sformułowanie odwraca sens czynności. Katalogowanie (opis/ewidencja) jest zwykle elementem opracowania materiałów, a nie etapem "po" archiwizowaniu rozumianym jako odkładanie do archiwum. Bez doprecyzowania definicji nie można tego uznać za jedyny oczywisty błąd.
- "Wszystko jest poprawne" – jest fałszywe, bo umieszczenie planu pracy na końcu łamie podstawową zasadę: najpierw plan, potem realizacja.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w zadaniu pojawia się zestaw etapów, szukaj elementu zarządczego (plan, harmonogram, procedura) – zwykle stoi on przed czynnościami wykonawczymi.
