Po zebraniu informacji (np. od klienta, z dokumentów lub z systemu) wykonuje się ich selekcję, czyli oddzielenie danych potrzebnych od zbędnych. Sens selekcji polega na tym, aby informacja, która ma wartość użytkową, trafiła do właściwego adresata – osoby lub komórki organizacyjnej, która może podjąć działanie.
Dlatego poprawne jest wskazanie: "odpowiedniego działu przedsiębiorstwa." (w praktyce administracji analogicznie: właściwego referatu/komórki). Tylko taki odbiorca ma kompetencje i narzędzia, by informację wykorzystać do obsługi sprawy, podjęcia decyzji, odpowiedzi klientowi lub usprawnienia procesu.
Pozostałe odpowiedzi odzwierciedlają typowe błędne intuicje:
- "archiwum w celu likwidacji." – archiwum służy przechowywaniu i porządkowaniu dokumentacji zgodnie z zasadami kancelaryjnymi, a nie "likwidacji" informacji użytecznych. Informacja przydatna jest kierowana do realizacji, nie do niszczenia.
- "działu technicznego." – to zbyt wąski i przypadkowy wybór. Informacje po selekcji trafiają tam, gdzie są merytorycznie potrzebne (np. finanse, kadry, obsługa świadczeń), a nie zawsze do techniki.
- "wszystkich pracowników." – masowe rozsyłanie obniża jakość komunikacji, powoduje przeciążenie informacyjne i zwiększa ryzyko błędów. Selekcja oznacza właśnie ograniczenie dystrybucji do tych, którzy muszą działać.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się "selekcja" i "informacje użyteczne", szukaj odpowiedzi mówiącej o przekazaniu informacji do właściwej komórki (adresowanie, kompetencje), a nie o archiwizacji, niszczeniu czy rozsyłaniu do wszystkich.
