Brakowanie dotyczy dokumentacji niearchiwalnej, czyli takiej, która po upływie wymaganego czasu przechowywania nie jest przeznaczona do wieczystego zachowania jako materiał archiwalny. Kluczowym elementem procedury jest uzyskanie zgody na brakowanie od właściwego organu/instancji nadzorującej. Dopiero po tej zgodzie jednostka ma podstawę, aby zakończyć przechowywanie i definitywnie usunąć dokumentację z obiegu.
Dlatego poprawna odpowiedź to: "Zniszczenie dokumentów". Jest to logiczny i praktyczny finał procesu brakowania: dokumenty niearchiwalne, które nie mają dalszej wartości użytkowej ani archiwalnej, powinny zostać zlikwidowane w sposób zapewniający ochronę danych (np. przez odpowiednie niszczenie, często z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i poufności).
Pozostałe propozycje są nieprawidłowe, bo dotyczą innych sytuacji albo nie kończą procesu:
- "Przekazanie dokumentów do archiwum państwowego" odnosi się do materiałów archiwalnych (zwykle dokumentacja przeznaczona do trwałego przechowywania), a nie do dokumentacji niearchiwalnej kierowanej do brakowania.
- "Przechowywanie dokumentów przez kolejne 5 lat" mogłoby mieć sens przed uzyskaniem zgody lub gdy okres przechowywania jeszcze nie upłynął. Po uzyskaniu zgody na brakowanie dalsze, arbitralne wydłużanie okresu nie jest "następnym krokiem" wynikającym z samej procedury.
- "Przekazanie dokumentów do magazynu" opisuje czynność organizacyjną (miejsce składowania), a nie etap kończący brakowanie. Magazynowanie nie realizuje celu brakowania, którym jest usunięcie dokumentacji ze zbioru po spełnieniu warunków formalnych.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o brakowanie zwracaj uwagę na słowa klucze: zgoda na brakowanie + dokumentacja niearchiwalna. Taki zestaw niemal zawsze prowadzi do wniosku, że kolejną czynnością jest zniszczenie (a nie przekazanie do archiwum państwowego).
