Kradzież dokumentacji archiwalnej jest zdarzeniem o charakterze przestępstwa oraz poważnym incydentem bezpieczeństwa zasobu. Dlatego kluczową, konieczną czynnością jest zgłoszenie kradzieży do policji – zapewnia to formalny tryb postępowania, możliwość zabezpieczenia śladów i podjęcia czynności przez uprawnione służby.
"Informowanie o kradzieży pracowników archiwum" może być elementem komunikacji wewnętrznej (np. aby wstrzymać udostępnianie, zweryfikować ewidencję, sprawdzić monitoring), ale samo w sobie nie spełnia wymogu reakcji na przestępstwo i nie inicjuje postępowania właściwych organów.
"Zniszczenie pozostałych dokumentów" jest działaniem nieracjonalnym i potencjalnie bezprawnym: pogłębia straty, utrudnia odtworzenie przebiegu zdarzeń, a także może zniszczyć materiał dowodowy potrzebny do wyjaśnienia kradzieży.
"Przeniesienie dokumentacji do innego miejsca" bywa środkiem zabezpieczającym, ale nie jest czynnością konieczną jako pierwsza reakcja i nie zastępuje zgłoszenia. Dodatkowo pochopne przenoszenie bez procedur może utrudnić inwentaryzację i ustalenie, co dokładnie zaginęło.
Na egzaminie warto rozróżniać: czynność formalną (zgłoszenie przestępstwa) oraz czynności organizacyjne podejmowane równolegle w archiwum (zabezpieczenie dostępu, sprawdzenie ewidencji, sporządzenie notatki służbowej).
