Pytanie dotyczy reakcji na zdarzenia nadzwyczajne w archiwum zakładowym (np. włamanie, zalanie, zniszczenie lub stwierdzenie utraty dokumentacji). W takim przypadku kluczowe jest, aby kierownik jednostki organizacyjnej nie ograniczał się wyłącznie do działań wewnętrznych, lecz niezwłocznie włączył podmiot sprawujący nadzór nad postępowaniem z materiałami archiwalnymi i dokumentacją.
Odpowiedź "właściwe archiwum państwowe" jest poprawna, ponieważ archiwum państwowe pełni rolę instytucji nadzorującej i właściwej do przyjęcia informacji o zdarzeniu dotyczącym zasobu archiwum zakładowego. Zgłoszenie pozwala uruchomić właściwe procedury: zabezpieczenie miejsca, ograniczenie dalszych strat, udokumentowanie zdarzenia (np. protokoły), a następnie ustalenie sposobu postępowania z uszkodzoną/utraconą dokumentacją oraz jej ewidencją.
Odpowiedź "firma przechowalnicza" jest nieprawidłowa: nawet jeśli jednostka korzysta z usług zewnętrznych, podmiot komercyjny nie zastępuje instytucji nadzoru i nie jest "właściwym" adresatem pierwszego zawiadomienia w sensie archiwalnym. Odpowiedź "organ nadrzędny nad jednostką" bywa intuicyjna w administracji, ale dotyczy drogi służbowej, a nie nadzoru archiwalnego nad dokumentacją; może być powiadamiany, lecz nie stanowi właściwego pierwszego kroku wynikającego z logiki ochrony zasobu. Odpowiedź "kancelaria ogólna" jest błędna, bo zajmuje się obiegiem korespondencji, a nie nadzorem nad archiwum zakładowym ani procedurą zgłaszania strat w zasobie.
W praktyce, oprócz powiadomienia właściwej instytucji, ważne są też działania równoległe: zabezpieczenie pomieszczeń, ograniczenie dostępu osób postronnych, wykonanie dokumentacji zdjęciowej, spisanie wstępnej listy jednostek archiwalnych dotkniętych zdarzeniem oraz odnotowanie faktu w dokumentacji wewnętrznej.
