W sytuacji likwidacji jednostki organizacyjnej kluczową zasadą jest ciągłość odpowiedzialności za dokumentację. Dokumentacja archiwalna (mająca trwałą wartość) powinna zostać przekazana podmiotowi właściwemu do jej przejęcia po jednostce likwidowanej, zgodnie z przyjętymi procedurami kancelaryjno-archiwalnymi. W praktyce oznacza to przygotowanie akt do przekazania (uporządkowanie i identyfikacja), sporządzenie wymaganej ewidencji oraz formalne przekazanie w uzgodnionym trybie.
Odpowiedź "Dokumentacja powinna zostać przekazana podmiotowi, który przyjmuje dokumentację archiwalną likwidowanej jednostki, zgodnie z obowiązującymi procedurami" jest poprawna, ponieważ wskazuje dwa elementy niezbędne w archiwistyce zakładowej: właściwy adresat (nie przypadkowy) oraz formalną ścieżkę przekazania (nie dowolne działania).
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "Dokumentacja powinna zostać zniszczona, aby zapobiec wycieku informacji" – to typowe błędne myślenie "bezpiecznie = zniszczyć". Dokumentacja archiwalna podlega ochronie i nie może być niszczona arbitralnie; ochronę zapewnia m.in. kontrolowany dostęp i właściwe przejęcie przez uprawniony podmiot.
- "Dokumentacja powinna zostać przekazana dowolnej jednostce organizacyjnej, która wyrazi chęć jej przejęcia" – narusza zasadę właściwości. Przekazanie musi trafić do podmiotu, który ma uprawnienia i obowiązek przejęcia dokumentacji po likwidowanej jednostce.
- "Dokumentacja powinna zostać zarchiwizowana przez pracowników likwidowanej jednostki" – samo uporządkowanie akt nie rozwiązuje problemu likwidacji. Po zakończeniu działalności jednostki musi istnieć dalszy dysponent dokumentacji, dlatego konieczne jest formalne przekazanie do podmiotu przejmującego.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się "likwidacja jednostki", szukaj odpowiedzi zawierającej przekazanie do właściwego przejmującego oraz działanie zgodne z procedurą, a nie niszczenie lub przekazywanie "komuś".
