Karta udostępniania akt jest narzędziem kontroli i ewidencji obiegu dokumentacji w archiwum (np. w czytelni albo w archiwum zakładowym). Jej sens polega na tym, aby w sposób udokumentowany zapisać, że konkretne akta zostały wydane do wglądu lub wypożyczone, a następnie zwrócone.
Stwierdzenie "…służy do śledzenia historii udostępniania dokumentów" jest prawdziwe, bo karta pozwala odpowiedzieć na praktyczne pytania: kto korzystał z teczki, kiedy ją pobrał, na jak długo, w jakim celu oraz czy zwrot nastąpił w terminie. To zwiększa bezpieczeństwo zasobu i ogranicza ryzyko zagubienia dokumentów.
Pozostałe stwierdzenia są błędne z punktu widzenia funkcji takiej karty:
- "…służy do przechowywania dokumentów" – dokumenty przechowuje się w teczkach, pudłach, magazynie lub innych środkach archiwalnych; karta jedynie towarzyszy procesowi udostępnienia jako zapis ewidencyjny.
- "…służy do niszczenia dokumentów" – brak związku z procedurą brakowania/niszczenia; niszczenie odbywa się według odrębnych zasad i dokumentacji, a karta udostępniania nie stanowi podstawy do likwidacji akt.
- "…służy do tworzenia dokumentów" – karta nie jest narzędziem wytwarzania akt merytorycznych, tylko formularzem do odnotowania czynności udostępnienia.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o udostępnianie akt kluczowe słowa to zwykle ewidencja, kontrola, obieg, odpowiedzialność i zwrot. Jeśli odpowiedź opisuje te funkcje, najczęściej dotyczy właśnie karty udostępniania/rewersu.
