Inwentaryzacja polega na ustaleniu stanu rzeczywistego (np. w magazynie) i porównaniu go ze stanem ewidencyjnym (tym, który widnieje w systemie lub dokumentacji). Wynik porównania nazywa się różnicą inwentaryzacyjną, ale w praktyce rozróżnia się jej dwa podstawowe kierunki.
Niedobór inwentaryzacyjny występuje wtedy, gdy po przeliczeniu/zweryfikowaniu zapasów okazuje się, że jest ich mniej niż wynika z zapisów. To jest dokładnie opisana w pytaniu sytuacja: magazyn ma mniejszą ilość towaru niż system.
Odpowiedź "Nadwyżka inwentaryzacyjna" jest niepoprawna, ponieważ oznacza przypadek odwrotny: stan faktyczny jest większy niż stan ewidencyjny. To ważne rozróżnienie na egzaminie, bo jeden wyraz ("nad-" vs "nie-") zmienia sens porównania.
Odpowiedź "Różnica inwentaryzacyjna" jest zbyt ogólna. Różnica to pojęcie nadrzędne, obejmujące zarówno niedobory, jak i nadwyżki. W pytaniu wskazano konkretny kierunek odchylenia (mniej w magazynie), więc właściwą nazwą jest "niedobór".
Odpowiedź "Błąd systemowy" także nie pasuje: nawet jeśli przyczyną rozbieżności bywa pomyłka w ewidencji, nazwa zjawiska wynikającego z inwentaryzacji pozostaje taka sama. Egzamin zwykle wymaga nazwania rodzaju różnicy, a nie zgadywania jej źródła.
Wskazówka egzaminacyjna: najpierw ustal kierunek porównania (faktycznie mniej czy więcej?), a dopiero potem dobierz termin: mniej = niedobór, więcej = nadwyżka.
