Skontrum zasobu archiwalnego polega na sprawdzeniu, czy stan rzeczywisty (to, co faktycznie znajduje się w archiwum) jest zgodny z ewidencją (spisami, rejestrami, inwentarzami). Jeżeli w trakcie kontroli zauważysz rozbieżność, nie jest to drobna "pomyłka do poprawienia od ręki", tylko informacja, że trzeba uruchomić właściwy tryb postępowania.
Odpowiedź "Zgłosić różnicę odpowiedniej osobie lub organowi" jest właściwa, ponieważ:
- zapewnia, że rozbieżność zostanie wyjaśniona (ustalenie przyczyny: błąd ewidencji, przemieszczenie, brak, omyłka w opisie, itp.),
- pozwala ją udokumentować i podjąć decyzje w ramach kompetencji osób odpowiedzialnych,
- chroni zasób przed działaniami nieodwracalnymi oraz przed "maskowaniem" problemu poprzez nieuprawnione korekty.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "Ignorować różnicę, ponieważ ewidencja może być nieaktualna" – ignorowanie eliminuje kontrolną funkcję skontrum i pozostawia błąd bez wyjaśnienia, co zwiększa ryzyko dalszych niezgodności.
- "Zaktualizować ewidencję na podstawie rzeczywistego zasobu archiwum" – ewidencję można korygować, ale dopiero po ustaleniach i w określonym trybie; samodzielna, natychmiastowa zmiana może utrwalić błędne wnioski (np. gdy dokumenty są czasowo przemieszczone).
- "Zniszczyć dokumenty, które nie są zgodne z ewidencją" – niszczenie dokumentacji to działanie skrajne i nieodwracalne; nie może wynikać wyłącznie z rozbieżności stanu z ewidencją, bo rozbieżność wymaga najpierw wyjaśnienia.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o skontrum najczęściej poprawna jest odpowiedź odnosząca się do zgłoszenia, wyjaśnienia i udokumentowania niezgodności, a nie do "naprawiania" ewidencji lub działań destrukcyjnych.
