S skontrum służy porównaniu stanu faktycznego zasobu z zapisami ewidencyjnymi oraz wykryciu braków, nadwyżek i błędów. Jeśli podczas takiej kontroli pojawiają się dokumenty, których nie ma w ewidencji, oznacza to rozbieżność ewidencyjną. W praktyce archiwalnej właściwym działaniem jest zgłoszenie faktu osobie lub organowi odpowiedzialnemu za archiwum i nadzór nad ewidencją. Pozwala to ustalić m.in. skąd dokumenty pochodzą, czy powinny zostać przejęte do zasobu, jak je opisać oraz jakie działania formalne są potrzebne, aby zachować ciągłość i wiarygodność ewidencji.
Odpowiedź "Zgłoś odkrycie odpowiedniej osobie lub organowi" jest poprawna, bo podkreśla właściwą kolejność: najpierw informacja i udokumentowanie niezgodności, potem decyzja i dopiero na końcu aktualizacja ewidencji. Dzięki temu unika się sytuacji, w której ewidencja jest zmieniana bez kontroli, a później nie da się odtworzyć przyczyny rozbieżności.
Pozostałe propozycje są błędne z punktu widzenia dobrych praktyk pracy archiwum:
- "Dodaj te dokumenty do ewidencji bez zgłaszania tego" – samo dopisanie może zamaskować problem, np. błędne przekazanie dokumentacji, nieprawidłowe przejęcie lub nieuprawnione przemieszczanie akt. Ewidencja ma być wiarygodnym rejestrem, a zmiany powinny wynikać z ustaleń i akceptacji.
- "Zniszczyć te dokumenty…" – brak ujęcia w ewidencji nie jest podstawą do zniszczenia. Eliminacja dokumentacji jest czynnością kontrolowaną i wymaga spełnienia warunków formalnych; w przeciwnym razie grozi bezpowrotną utratą informacji i odpowiedzialnością służbową.
- "Przechowaj te dokumenty w innym miejscu" – odkładanie w inne miejsce bez wyjaśnienia tylko pogłębia chaos i utrudnia identyfikację. Dokumenty powinny pozostać zabezpieczone i możliwe do wskazania w toku wyjaśnień.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o skontrum i ewidencję najczęściej poprawne są odpowiedzi odwołujące się do zgłoszenia, protokołu/raportu i nadzoru, a nie działania "na własną rękę".
