Pomoce archiwalne to narzędzia ewidencyjne i informacyjne, które pomagają identyfikować, lokalizować oraz udostępniać materiały archiwalne. Tworzą one system informacji o zasobie: od opracowań ogólnych do szczegółowych.
Odpowiedź "preliminarz" jest poprawna, ponieważ preliminarz to pojęcie z obszaru finansów i budżetowania (wstępny kosztorys albo wstępny plan budżetu). Nie opisuje on zasobu archiwalnego ani nie służy wyszukiwaniu jednostek archiwalnych, więc nie spełnia funkcji pomocy archiwalnej.
Dlaczego pozostałe propozycje są pomocami archiwalnymi?
- "inwentarz kartkowy" to forma inwentarza (narzędzia ewidencyjnego) oparta na kartach z opisami jednostek. Umożliwia dokładne ustalenie, co znajduje się w zespole/zbiorze i gdzie to odszukać.
- "spis zdawczo-odbiorczy" dokumentuje przekazanie materiałów pomiędzy jednostkami/komórkami i stanowi podstawę ewidencji przejętej dokumentacji. W praktyce archiwalnej jest ważnym narzędziem informacyjnym o przejętych materiałach.
- "przewodnik po zasobie archiwum" daje syntetyczny obraz zasobu: pozwala zorientować się w strukturze i zawartości archiwum (np. jakie zespoły istnieją), co jest kluczowe na etapie wstępnego rozpoznania.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawia się termin kojarzony z rachunkowością lub budżetem, sprawdź, czy opisuje on zasób archiwalny. Pomoce archiwalne odnoszą się do informacji o materiałach (co jest, gdzie jest, jak to znaleźć), a nie do planowania kosztów.
