Pomoce ewidencyjne w archiwum zakładowym to dokumenty i rejestry, które pozwalają uporządkować informacje o przejętych aktach oraz o kluczowych czynnościach wykonywanych na zasobie. Ich sens jest praktyczny: umożliwiają kontrolę tego, co znajduje się w archiwum, skąd pochodzi, kiedy zostało przekazane, komu i na jakich zasadach było udostępniane oraz co wybrakowano.
Odpowiedź "dziennik korespondencyjny" nie jest pomocą ewidencyjną archiwum zakładowego, ponieważ dotyczy pracy kancelarii i obiegu korespondencji (rejestrowania pism wpływających i wychodzących). To narzędzie służy kontroli korespondencji na etapie załatwiania spraw, a nie ewidencji zasobu archiwum.
Pozostałe propozycje mają związek z typowymi czynnościami archiwum zakładowego:
- "karta udostępniania akt" dokumentuje fakt udostępnienia teczki/dokumentów (kto, kiedy, na jakiej podstawie), co pozwala kontrolować obieg akt i zmniejsza ryzyko zagubienia.
- "spis zdawczo-odbiorczy akt" jest podstawowym narzędziem przy przekazywaniu dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum; porządkuje informacje o teczkach i stanowi potwierdzenie przejęcia.
- "protokół brakowania dokumentacji niearchiwalnej" wiąże się z czynnością brakowania, czyli formalnym wycofaniem dokumentacji niearchiwalnej; porządkuje i potwierdza przebieg procesu oraz jego wynik.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedziach pojawiają się dokumenty dotyczące udostępniania, przejmowania lub brakowania, zwykle są one powiązane z ewidencją archiwalną. Natomiast rejestry dotyczące korespondencji i bieżącego obiegu pism częściej należą do kancelarii.
