Rejestracja sprawy ma sens tylko wtedy, gdy następuje od razu na początku jej prowadzenia. W praktyce kancelaryjnej sprawa powstaje w związku z konkretną potrzebą załatwienia zagadnienia, a impulsem jest najczęściej pierwsze pismo (wpływ zewnętrzny lub pismo wszczynające wewnętrznie). Zarejestrowanie sprawy na podstawie pierwszego pisma pozwala nadać jej identyfikator (np. znak sprawy) i od tej chwili konsekwentnie dołączać kolejne dokumenty do właściwych akt.
Odpowiedź "po zebraniu kompletu dokumentów w danej sprawie" jest nieprawidłowa, bo komplet dokumentów powstaje dopiero w toku prowadzenia sprawy. Gdyby czekać z rejestracją do końca, przez dłuższy czas dokumenty nie byłyby formalnie przypisane do sprawy, co zwiększa ryzyko błędów ewidencyjnych i utrudnia kontrolę terminów.
Odpowiedź "w trakcie rozpatrywania sprawy, na etapie pisania odpowiedzi" także jest błędna, ponieważ etap sporządzania odpowiedzi to już czynność w ramach istniejącej sprawy. Rejestracja jest czynnością wcześniejszą – ma umożliwić prowadzenie sprawy, a nie dopiero ją "podsumować".
Odpowiedź "na podstawie pisemnej decyzji kierownika jednostki o wszczęciu sprawy" może występować w niektórych procedurach, ale nie jest ogólną zasadą rejestracji. W wielu przypadkach sprawa jest zakładana na podstawie pierwszego pisma (np. wpływu), bez oczekiwania na odrębną decyzję kierownika. Kluczowe na egzaminie jest rozumienie, że rejestracja ma rozpocząć ścieżkę ewidencyjną sprawy jak najwcześniej.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedziach pojawia się "pierwsze pismo w sprawie", to zwykle jest to sygnał właściwego momentu rozpoczęcia ewidencji sprawy, a pozostałe opcje opisują czynności późniejsze (kompletowanie, opracowanie odpowiedzi) albo szczególne tryby (decyzja kierownika).
