Opis teczki archiwalnej (jednostki aktowej) ma przede wszystkim umożliwiać identyfikację zawartości i odróżnienie jej od innych teczek w zbiorze. W praktyce biurowej oznacza to dobór takich danych, które są stałe dla danej teczki i pozwalają szybko ustalić, czego dotyczą dokumenty oraz z jakiego okresu pochodzą.
W zaprezentowanej tabeli widać, że każda teczka jest opisana według tego samego schematu: "Dokumenty dotyczące projektu [nazwa], [rok]". Z tego wynika, że elementami identyfikującymi są:
- nazwa projektu – wskazuje temat/zakres dokumentacji (np. projekt X vs projekt Y),
- rok – porządkuje dokumenty w czasie i rozróżnia edycje lub okresy prowadzenia prac.
Odpowiedź "Nazwa projektu i rok" jest więc poprawna, bo dokładnie odpowiada minimalnym danym użytym w opisach i wystarcza do jednoznacznego rozróżnienia teczek w tej sytuacji.
Pozostałe propozycje zawierają nazwisko osoby odpowiedzialnej. Taka informacja bywa użyteczna organizacyjnie (np. przy ustalaniu kontaktu lub odpowiedzialności), ale w tym przykładzie nie jest elementem koniecznym do poprawnego opisu, bo:
- nie wynika z przedstawionego wzorca opisu w tabeli,
- może się zmieniać w czasie (rotacje kadrowe),
- nie jest warunkiem odróżnienia teczek, skoro już nazwa projektu i rok rozdzielają je jednoznacznie.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w zadaniu pokazano konkretny sposób opisu (np. w tabeli), zwykle należy wskazać te informacje, które są w tym sposobie konsekwentnie użyte jako kluczowe pola identyfikacyjne, a nie dopisywać danych "na zapas".
