W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym podstawową zasadą jest kompletowanie akt sprawy, czyli zbieranie wszystkich pism, załączników i notatek odnoszących się do jednego zagadnienia w jednym miejscu. Dzięki temu osoba prowadząca sprawę widzi pełną historię korespondencji i czynności, łatwiej kontroluje terminy oraz może szybko odtworzyć przebieg załatwiania sprawy.
Poprawne jest wskazanie "w teczce aktowej", ponieważ teczka aktowa służy właśnie do przechowywania akt sprawy (dokumentacji sprawowej) i utrzymania jej w porządku chronologicznym lub rzeczowym, zgodnie z przyjętymi zasadami w kancelarii.
Odpowiedź "w teczce akt osobowych" jest błędna, bo akta osobowe dotyczą dokumentacji pracowniczej (zatrudnienie, przebieg pracy, kwalifikacje), a nie pojedynczej sprawy prowadzonej w korespondencji urzędowej czy firmowej.
Odpowiedzi "w książce korespondencyjnej" oraz "w dzienniku korespondencyjnym" są nieprawidłowe, ponieważ takie narzędzia służą przede wszystkim do ewidencjonowania (rejestrowania) wpływów i wysyłek, a nie do właściwego przechowywania pełnych kompletów dokumentów dotyczących jednej sprawy. Przechowywanie "w rejestrze" prowadziłoby do rozproszenia akt i utrudniałoby pracę kancelaryjną.
Wskazówka egzaminacyjna: jeżeli w treści pojawia się sformułowanie "pisma dotyczące danej sprawy", szukaj odpowiedzi odnoszącej się do akt sprawy (teczka aktowa), a nie do rejestrów korespondencji ani dokumentacji osobowej.
