W archiwum zakładowym udostępnianie (wypożyczanie) dokumentacji wiąże się z odpowiedzialnością za jej stan i kompletność. Gdy po zwrocie stwierdza się zagubienie, uszkodzenie lub braki, najważniejsze jest stworzenie trwałego śladu dowodowego w dokumentacji archiwum. Temu służy protokół.
Odpowiedź: "Sporządzić protokół, który podpisują: wypożyczający akta, pracownik archiwum i jego przełożony." jest właściwa, bo:
- protokół porządkuje fakty: co udostępniono, co zwrócono, jakie są braki/uszkodzenia, kiedy i w jakich okolicznościach je stwierdzono,
- stanowi podstawę do dalszych czynności (wyjaśnień, ustalenia odpowiedzialności, działań naprawczych),
- podpisy osób zaangażowanych potwierdzają, że zdarzenie zostało przyjęte do wiadomości i nie jest jedynie informacją ustną.
Dlaczego pozostałe propozycje są nieprawidłowe w typowym trybie pracy archiwum zakładowego?
- "Poinformować właściwe archiwum państwowe." – samo poinformowanie nie zastępuje udokumentowania incydentu i zwykle nie jest pierwszym krokiem w wewnętrznym obiegu akt. Bez protokołu trudno wykazać, co dokładnie się stało.
- "Poinformować dyrektora archiwum państwowego." – wskazuje niewłaściwego adresata i nadal pomija czynność kluczową, czyli sporządzenie formalnego dokumentu opisującego zdarzenie.
- "Ustnie poinformować przełożonych." – informacja ustna jest nietrwała i nie zapewnia rozliczalności. W praktyce egzaminacyjnej oczekuje się formy pisemnej (protokół), bo archiwum działa w oparciu o ewidencję i dowody.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawiają się słowa "zagubienie", "uszkodzenie", "braki", najczęściej poprawna odpowiedź dotyczy udokumentowania zdarzenia (protokół), a nie samego "powiadomienia" wybranej instytucji.
