Protokół uszkodzenia lub zaginięcia akt służy do udokumentowania zdarzenia, które wpływa na stan lub kompletność dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym. Taki protokół jest potrzebny po to, aby w sposób formalny opisać: co się stało (uszkodzenie albo brak akt), kiedy i w jakich okolicznościach stwierdzono problem, jakiego zespołu/sprawy dotyczy, jakie podjęto działania (np. poszukiwania, zabezpieczenie, zawiadomienie przełożonych) oraz jakie są dalsze kroki.
Dlaczego poprawna jest odpowiedź: "przygotowuje archiwista zakładowy"?
Archiwista zakładowy odpowiada za prawidłowe przechowywanie, udostępnianie i kontrolę obiegu akt w archiwum. To naturalnie lokuje po jego stronie obowiązek sporządzenia dokumentu, który opisuje naruszenie stanu zasobu lub braki w dokumentacji. Protokół jest więc narzędziem pracy archiwum, a nie dokumentem "technicznym" w sensie kopii danych.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "jest kopią bezpieczeństwa dokumentacji" – kopia bezpieczeństwa dotyczy odtwarzania danych (zwłaszcza w kontekście materiałów cyfrowych) i ma inne cele niż protokół. Protokół opisuje zdarzenie i ustalenia, nie zastępuje dokumentacji.
- "nie jest podpisywany przez osobę, która wypożyczyła akta" – sposób podpisywania zależy od przyjętych procedur i okoliczności zdarzenia. Nie można z góry kategorycznie wykluczyć udziału osoby wypożyczającej (np. jako strony składającej wyjaśnienia) wyłącznie na podstawie nazwy dokumentu.
- "nie tworzy ewidencji pomocniczej archiwum zakładowego" – protokół nie jest typową ewidencją udostępnień ani rejestrem, lecz dokumentem zdarzeniowym. Sama odpowiedź jest jednak sformułowana jako kategoryczne twierdzenie o klasyfikacji dokumentu, a pytanie (w praktyce) dotyczy przede wszystkim tego, kto go sporządza.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedziach pojawiają się pojęcia z różnych "porządków" (kopia bezpieczeństwa, podpisy, ewidencje), najpierw ustal, czy pytanie dotyczy celu dokumentu, trybu obiegu czy odpowiedzialnej osoby. Tu kluczowa jest odpowiedzialność archiwisty za dokumentowanie zdarzeń dotyczących akt.
