W procesie brakowania (wycofywania z zasobu jednostki) dokumentacji niearchiwalnej kluczowe jest rozdzielenie ról: kto przygotowuje materiały, kto je opiniuje w komisji oraz kto ponosi odpowiedzialność za formalne uruchomienie procedury.
Poprawna jest odpowiedź: "dyrektora jednostki organizacyjnej, któremu podlega archiwum zakładowe." To kierownik jednostki ma kompetencję do powołania komisji, ponieważ odpowiada za organizację pracy jednostki, w tym funkcjonowanie archiwum zakładowego, a także za zapewnienie, by niszczenie dokumentacji odbywało się w sposób kontrolowany i udokumentowany (protokół i spis).
Dlaczego pozostałe propozycje są nieprawidłowe?
- "dyrektora właściwego archiwum państwowego." – archiwum państwowe pełni funkcje nadzorcze/metodyczne w ramach przepisów, ale nie jest typowym organem, który powołuje wewnętrzną komisję w jednostce do sporządzenia protokołu i spisu przeznaczonych do zniszczenia akt.
- "kierownika archiwum zakładowego." – archiwista/kierownik archiwum zakładowego zwykle organizuje prace archiwalne, przygotowuje dokumentację, współuczestniczy w komisji, ale nie musi mieć uprawnienia do formalnego powołania komisji w imieniu całej jednostki.
- "przedstawiciela komórki organizacyjnej, której akta podlegają wybrakowaniu." – komórka merytoryczna wskazuje akta i współpracuje przy ich typowaniu, ale powołanie komisji jest aktem organizacyjnym kierownictwa jednostki, nie wytwórcy akt.
Na egzaminie warto zapamiętać regułę: kompetencja do powołania komisji wynika z odpowiedzialności za całą jednostkę, a nie z faktu posiadania akt czy prowadzenia archiwum.
