W archiwistyce i pracy kancelaryjnej rozróżnia się różne rodzaje dokumentacji m.in. ze względu na formę i funkcję zapisu. Pytanie wymaga rozpoznania, do jakiej grupy należy przedstawiony dokument.
"aktowej" jest poprawne, gdy dokument ma charakter typowych akt sprawy, czyli materiałów wytworzonych w toku załatwiania spraw: pisma urzędowe, korespondencja, notatki, formularze, decyzje, protokoły, zestawienia kancelaryjne itp. Takie dokumenty tworzą akta i są porządkowane w teczkach aktowych.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi nie pasują:
- "technicznej" dotyczy dokumentów o charakterze inżynierskim i projektowym (np. rysunki techniczne, schematy, projekty). Sam fakt, że dokument jest "dokładny" lub zawiera tabelę, nie czyni go dokumentacją techniczną.
- "elektronicznej" odnosi się do dokumentów utrwalonych jako pliki i zarządzanych w systemach teleinformatycznych. Nie wybiera się jej wyłącznie dlatego, że dokument mógł zostać zeskanowany; kluczowe jest, czy jest to dokument w postaci elektronicznej jako forma podstawowa.
- "audiowizualnej" obejmuje zapis obrazu i/lub dźwięku (np. nagrania, filmy, wywiady, materiały multimedialne). Dokument papierowy (lub typowy dokument tekstowy) nie spełnia tego kryterium.
Wskazówka egzaminacyjna: najpierw ustal, czy rozpoznajesz akta sprawy (pismo, formularz, decyzja). Dopiero gdy widzisz typowe cechy projektu, pliku cyfrowego lub nagrania, rozważ pozostałe kategorie. Unikaj automatycznego utożsamiania "elektronicznej" ze skanem dokumentu papierowego.
