W odprawie statku pasażerskiego kluczowe jest rozróżnienie dokumentów według tego, kogo lub czego dotyczą oraz jaki jest ich cel. Dokument wskazany jako IMO Passenger List jest listą pasażerów, czyli zestawieniem osób podróżujących statkiem. Taki formularz pozwala przekazać służbom portowym/terminalowym oraz innym uprawnionym podmiotom informację o liczbie i danych pasażerów przed rozpoczęciem rejsu.
Odpowiedź "IMO General Declaration" jest niewłaściwa, ponieważ deklaracja ogólna nie jest listą pasażerów – ma charakter zgłoszenia obejmującego podstawowe informacje o jednostce i rejsie, a nie imienny (lub szczegółowy) wykaz podróżnych. To częsty błąd wynikający z tego, że oba dokumenty mogą być przygotowywane przed rejsem i oba są "oficjalne".
Odpowiedź "IMO Crew’s effects declaration" dotyczy załogi, ale w innym znaczeniu: odnosi się do rzeczy/wyposażenia osobistego załogi (a nie do listy osób podróżujących jako pasażerowie). Uczniowie mylą ją z dokumentami "osobowymi", bo pojawia się w niej słowo "crew", które może kojarzyć się ogólnie z personelem na statku.
Odpowiedź "IMO Dangerous Goods Manifest" dotyczy ładunku niebezpiecznego. Jest to dokument stricte towarowy/ładunkowy, używany do identyfikacji i kontroli przewozu substancji/ładunków niebezpiecznych, a nie do ewidencji pasażerów. W praktyce portowej manifesty ładunkowe są rozpatrywane innym torem niż dokumenty pasażerskie.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli dokument ma w tytule "Passenger", niemal zawsze dotyczy pasażerów (osób podróżujących), natomiast "Crew" odnosi się do załogi, a "Dangerous Goods" do ładunków niebezpiecznych. Najpierw ustal kategorię (pasażer/załoga/ładunek), dopiero potem wybieraj właściwą nazwę formularza.
