Pytanie dotyczy najpóźniejszego terminu przekazania (przejęcia) dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego za dany rok kalendarzowy. Zgodnie z zasadami wynikającymi z instrukcji kancelaryjnej, dokumentacja spraw zakończonych w danym roku powinna zostać przekazana do archiwum zakładowego w roku następnym najpóźniej do 31 marca. Oznacza to, że granicznym miesiącem jest marzec.
Odpowiedź "marca." jest więc poprawna, bo obejmuje termin do końca marca (w praktyce: do 31 marca). Termin ten porządkuje pracę jednostki: komórki organizacyjne kompletują roczniki akt i sporządzają spisy zdawczo-odbiorcze, a archiwum zakładowe może zaplanować przyjmowanie i kontrolę akt w pierwszym kwartale roku.
Pozostałe propozycje są błędne, bo wskazują miesiące inne niż graniczny:
- "stycznia." – to zbyt wcześnie; instrukcja nie wymaga, aby przekazanie nastąpiło już w styczniu. W praktyce w styczniu często dopiero porządkuje się akta i domyka sprawy oraz roczniki.
- "lutego." – również zbyt wcześnie; luty może być realnym terminem roboczym w części komórek, ale nie jest terminem ostatecznym dla całej jednostki.
- "kwietnia." – to zbyt późno. Typowy błąd polega na przesunięciu terminu na "po I kwartale" lub pomyleniu go z innymi terminami organizacyjnymi; jednak granica kończy się w marcu.
Wskazówka egzaminacyjna: zapamiętaj, że chodzi o I kwartał roku następnego i jego koniec, czyli 31 marca. Nie myl terminu przekazania z okresem przechowywania dokumentacji w komórce organizacyjnej ani z porządkowaniem akt.
