KWALIFIKACJA EKA1 - CZERWIEC 2007

Dokumenty opatrzone klauzulami "tajne" lub "poufne" nie są zwykłą korespondencją urzędową. Z założenia mają ograniczony krąg osób uprawnionych do zapoznania się z treścią oraz wymagają nadzoru nad ich obiegiem i przechowywaniem. Dlatego właściwym miejscem ich przechowywania jest kancelaria tajna, czyli wyodrębniona komórka/obszar zapewniający podwyższony rygor bezpieczeństwa (kontrola dostępu, ewidencja, właściwe warunki przechowywania).

Odpowiedź "w kancelarii tajnej." jest poprawna, bo odpowiada zasadzie, że dokumentacja o podwyższonych wymaganiach ochrony powinna być przechowywana w miejscu do tego przeznaczonym, z procedurami ograniczającymi dostęp osobom nieuprawnionym.

Pozostałe propozycje są nieprawidłowe typowo z następujących powodów:

• "w wyspecjalizowanej agencji." – przechowywanie dokumentów tego rodzaju nie polega na przekazaniu ich podmiotowi zewnętrznemu jako standardowej praktyki kancelaryjnej; dodatkowo zwiększałoby to ryzyko nieuprawnionego dostępu.
• "w sekretariacie." – sekretariat obsługuje bieżącą korespondencję i organizację pracy kierownictwa, ale co do zasady nie jest miejscem przechowywania materiałów wymagających szczególnej ochrony i ścisłej kontroli dostępu.
• "w archiwum." – archiwum zakładowe służy do przechowywania dokumentacji zakończonej/spraw zamkniętych zgodnie z zasadami archiwizacji; nie jest to automatycznie właściwe miejsce dla bieżącego przechowywania dokumentów o podwyższonej klauzuli ochrony.

Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawiają się klauzule typu "tajne"/"poufne", kluczowe jest skojarzenie ich z reżimem ochrony i ograniczeniem dostępu, a nie z ogólnym "miejscem trzymania dokumentów".