W praktyce pracy kancelaryjno-archiwalnej kluczowe jest rozróżnienie, który dokument wewnętrzny jednostki stanowi podstawę organizacji obiegu akt i ich przekazywania do archiwum zakładowego. Instrukcja kancelaryjna opisuje zasady wykonywania czynności kancelaryjnych w całej jednostce: sposób prowadzenia spraw, porządkowanie akt w teczkach, przygotowanie dokumentacji do przekazania oraz wymagane elementy ewidencyjne (np. spisy zdawczo-odbiorcze, kompletność teczek, oznaczenia).
Odpowiedź "w instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w jednostce organizacyjnej" jest właściwa, bo pytanie dotyczy trybu i warunków przekazywania dokumentacji, czyli reguł postępowania, które muszą być jednolite dla pracowników i powiązane z systemem kancelaryjnym w jednostce.
Pozostałe propozycje są mylące, ponieważ:
- "procedura postępowania z korespondencją" dotyczy zwykle przyjmowania i wysyłki pism oraz rejestracji korespondencji, a nie pełnego przekazywania akt spraw do archiwum zakładowego;
- "procedura porządkowania dokumentacji" może funkcjonować jako instrukcja pomocnicza, ale sama nazwa nie przesądza o randze dokumentu i nie stanowi standardowej podstawy normującej przekazywanie akt w jednostce;
- "instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego" opisuje zadania archiwum zakładowego i jego organizację, jednak nie zastępuje instrukcji kancelaryjnej jako dokumentu regulującego całość czynności kancelaryjnych w komórkach organizacyjnych.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się sformułowanie "w trybie i na warunkach", zwykle chodzi o dokument normujący proces w skali jednostki (instrukcja), a nie o doraźne procedury cząstkowe.
