Instrukcja kancelaryjna to wewnętrzny dokument (zestaw procedur), który porządkuje obieg dokumentów i spraw w urzędzie: m.in. rejestrację, znakowanie spraw, klasyfikację oraz zasady przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego. W administracji samorządowej jej opracowanie musi opierać się na akcie prawnym, który wprost reguluje sposób wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowanie z dokumentacją.
Dlaczego poprawna jest odpowiedź:
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. jest wskazywane jako podstawa do tworzenia rozwiązań kancelaryjno-archiwalnych w administracji, ponieważ dotyczy właśnie organizacji czynności kancelaryjnych, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz prowadzenia archiwów zakładowych. To jest zakres, który instrukcja kancelaryjna ma odzwierciedlać w praktyce urzędu.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe:
- Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – ma charakter ogólny (systemowy) i reguluje zasady ochrony oraz nadzoru nad zasobem archiwalnym. Nie jest jednak szczegółową "instrukcją" prowadzenia kancelarii w JST; instrukcja kancelaryjna wymaga aktu bardziej wykonawczego i proceduralnego.
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 lipca 2008 r. – dotyczy innych szczegółowych zagadnień z obszaru archiwistyki i nie jest właściwym, podstawowym aktem do opracowania instrukcji kancelaryjnej dla samorządów w ujęciu tego pytania.
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 30 października 2006 r. – jest innym aktem wykonawczym, ale nie stanowi właściwej podstawy dla instrukcji kancelaryjnej JST w brzmieniu pytania.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawiają się różne akty, szukaj tego, który w tytule i zakresie reguluje "instrukcję kancelaryjną", "czynności kancelaryjne", "klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji" oraz "archiwum zakładowe". To są słowa-klucze dla podstawy prawnej instrukcji w urzędzie.
