Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA2 - CZERWIEC 2016



PYTANIE NR 16.
Przekazywanie dokumentacji z komórki organizacyjnej do archiwum zakładowego odbywa się na podstawie
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Przekazanie dokumentacji z komórki organizacyjnej do archiwum zakładowego musi być udokumentowane formalnie.
W praktyce podstawą przekazania jest spis zdawczo-odbiorczy, który wykazuje przekazywane teczki/jednostki i stanowi potwierdzenie zdania oraz przyjęcia. Pozostałe dokumenty służą innym celom (udostępnianiu lub ewidencji bieżącej).

Pełne wyjaśnienie:

W archiwistyce zakładowej przekazywanie akt z komórki organizacyjnej do archiwum zakładowego nie jest czynnością "umowną", lecz sformalizowaną operacją ewidencyjną. Chodzi o to, aby można było jednoznacznie ustalić: co przekazano, w jakiej liczbie, w jakim układzie oraz kto przekazał i kto przyjął dokumentację.

Taką funkcję spełnia spis zdawczo-odbiorczy. Jest to zestawienie (wykaz) jednostek przekazywanych do archiwum zakładowego, stanowiące podstawowy dowód przekazania i przyjęcia dokumentacji. Dzięki niemu archiwum zakładowe może wprowadzić akta do swojej ewidencji, a komórka organizacyjna ma potwierdzenie, że dokumentacja została przekazana w określonym zakresie.

Pozostałe propozycje nie są właściwą podstawą przekazania:

  • "karta udostępniania" dotyczy obiegu akt w trybie wypożyczeń/udostępniania (kto i kiedy pobrał akta), a nie przekazania dokumentacji na stan archiwum.
  • "rejestr korespondencji" służy ewidencji korespondencji wpływającej/wychodzącej w toku pracy kancelaryjnej; nie opisuje przekazania teczek do archiwum zakładowego.
  • "spis spraw" odnosi się do ewidencjonowania spraw prowadzonych w danym roku/teczce (na etapie załatwiania), a nie do przekazania uformowanych jednostek archiwalnych do archiwum zakładowego.

Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się zwrot "przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego", kluczowym skojarzeniem powinno być rozliczenie przekazania i wykaz przekazywanych jednostek, czyli spis zdawczo-odbiorczy.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co to jest spis zdawczo-odbiorczy w archiwum zakładowym?
Spis zdawczo-odbiorczy to wykaz jednostek (np. teczek) przekazywanych z komórki organizacyjnej do archiwum zakładowego. Umożliwia rozliczenie przekazania: identyfikuje, co przekazano i stanowi podstawę przyjęcia dokumentacji do ewidencji archiwum.
Jakie informacje zwykle zawiera spis zdawczo-odbiorczy?
Zwykle zawiera dane identyfikujące przekazywane jednostki, ich liczbę oraz opis pozwalający je odszukać (np. tytuł teczki, daty skrajne, kategorię archiwalną). Kluczowe jest, by dało się jednoznacznie ustalić zakres przekazania i odpowiedzialność stron.
Dlaczego nie używa się karty udostępniania do przekazania akt do archiwum?
Karta udostępniania dokumentuje wypożyczenia i udostępnienia akt (kto pobrał, kiedy, na jak długo), czyli ruch dokumentacji już znajdującej się w archiwum. Nie jest wykazem przekazywanych teczek, więc nie zapewnia rozliczenia przekazania między komórką a archiwum.
Czy rejestr korespondencji może zastąpić spis zdawczo-odbiorczy?
Nie. Rejestr korespondencji służy bieżącej ewidencji pism wpływających i wychodzących w kancelarii/sekretariacie. Przekazanie do archiwum dotyczy zwykle całych teczek lub uporządkowanych jednostek, a do tego potrzebny jest dokument rozliczający przekazanie, czyli spis zdawczo-odbiorczy.
Co to jest spis spraw i do czego służy?
Spis spraw to narzędzie ewidencji spraw prowadzonych w ramach danego hasła/teczki (najczęściej w układzie rzeczowym). Pomaga kontrolować tok załatwiania spraw i kompletować dokumentację bieżącą. Nie jest jednak dokumentem potwierdzającym przekazanie akt na stan archiwum zakładowego.
Kiedy sporządza się spis zdawczo-odbiorczy w praktyce archiwalnej?
Sporządza się go wtedy, gdy komórka organizacyjna przekazuje uporządkowaną dokumentację do archiwum zakładowego (np. po zakończeniu roku, po zamknięciu spraw i skompletowaniu teczek). Spis umożliwia archiwum weryfikację i przyjęcie akt oraz jest podstawą dalszej ewidencji.
Jakie błędy najczęściej popełnia się przy wyborze dokumentu do przekazania akt?
Częsty błąd to wybór dokumentu "związanego z ewidencją", ale o innym celu: rejestru korespondencji (obiegu pism) albo spisu spraw (tok załatwiania). Uczniowie mylą etap pracy bieżącej z etapem przekazania do archiwum, gdzie wymagany jest wykaz przekazywanych jednostek.
Jak odróżnić spis zdawczo-odbiorczy od spisu spraw na egzaminie?
Wskazówka: słowo kluczowe to "przekazanie do archiwum" — wtedy właściwy jest spis zdawczo-odbiorczy (zdanie i przyjęcie). Gdy pytanie dotyczy prowadzenia spraw w teczce w trakcie pracy, właściwy jest spis spraw. Różni je etap cyklu życia dokumentacji.
Czy spis zdawczo-odbiorczy jest potrzebny także przy małej liczbie teczek?
Co do zasady tak, bo liczy się możliwość rozliczenia i potwierdzenia przekazania, a nie skala. Nawet przy kilku teczkach spis tworzy jednoznaczną informację, co zostało przekazane i przyjęte. Dzięki temu unika się sporów i braków w ewidencji archiwum zakładowego.
Jak przygotować się do pytań o przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego?
Ucz się przez funkcje dokumentów: które służą ewidencji spraw, które ewidencji korespondencji, które udostępnianiu, a które przekazaniu akt. Ćwicz rozpoznawanie po słowach kluczowych ("przekazanie", "udostępnianie", "korespondencja", "sprawy") i kojarz je z właściwymi drukami.
info

To pytanie poprawnie rozwiązuje 69% zdających egzamin. średnie

Eksperci podkreślają: "Pozostałe dokumenty służą innym celom (udostępnianiu lub ewidencji bieżącej)."

Materiały:

  • Podręczniki i skrypty z archiwistyki zakładowej (rozdziały o przekazywaniu akt i ewidencji)
  • Wzory druków/pomocy kancelaryjno-archiwalnych stosowanych w archiwach zakładowych
  • Materiały szkoleniowe z instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej stosowanej w jednostce
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego