Spis zdawczo-odbiorczy pełni funkcję podstawowego wykazu tego, co jest przekazywane do archiwum zakładowego. W praktyce stanowi "listę kontrolną" teczek (lub innych jednostek archiwalnych) i jest punktem odniesienia zarówno dla strony przekazującej, jak i dla archiwum, które dokumentację przejmuje.
Poprawna jest odpowiedź: "pracownik komórki organizacyjnej przekazującej akta." To komórka organizacyjna jest właścicielem spraw i wytwórcą dokumentacji, więc to ona przygotowuje uporządkowane akta oraz ich wykaz do przekazania. Dzięki temu spis odpowiada temu, co faktycznie zostało zgromadzone w toku pracy komórki (np. komplet teczek, właściwe tytuły, lata skrajne, kategorie archiwalne – zależnie od przyjętych zasad w jednostce).
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne?
- "dyrektor jednostki organizacyjnej." Kierownictwo jednostki ponosi odpowiedzialność ogólną i organizacyjną, ale nie sporządza operacyjnych wykazów przekazywanych akt. Taka odpowiedź bazuje na błędnym założeniu, że czynności kancelaryjne zawsze wykonuje najwyższy przełożony.
- "kierownik, któremu podlega archiwum zakładowe." Nadzór nad archiwum nie oznacza wykonywania czynności ewidencyjnych za komórki organizacyjne. Kierownik może zatwierdzać procedury, ale nie jest typowym wykonawcą spisu zdawczo-odbiorczego dla cudzych akt.
- "archiwista zakładowy." Archiwista zwykle przyjmuje dokumentację, sprawdza jej stan i zgodność ze spisem, a następnie włącza do ewidencji archiwum. Gdyby archiwista sporządzał spis za komórkę przekazującą, istniałoby ryzyko rozbieżności między tym, co komórka uważa za przekazane, a tym, co archiwum faktycznie przejęło.
Wskazówka egzaminacyjna: jeżeli pytanie dotyczy dokumentu "zdawczo-odbiorczego", zwykle kluczowe jest rozróżnienie ról: zdający/przekazujący przygotowuje wykaz, a odbierający weryfikuje, potwierdza i ewidencjonuje przejęcie.
