Przy pierwszym przekazywaniu archiwaliów do archiwum państwowego kluczowe jest przekazanie nie tylko samych jednostek archiwalnych ujętych w spisach zdawczo-odbiorczych, ale także kontekstu ich wytworzenia. Dlatego właściwym załącznikiem jest notatka informacyjna zawierająca podstawowe dane o organizacji, zakresie działania instytucji oraz o stosowanym systemie kancelaryjnym. Taki dokument pozwala archiwum państwowemu zrozumieć, jak i dlaczego powstała dokumentacja, jak była rejestrowana, porządkowana i klasyfikowana, co ułatwia późniejszą identyfikację proweniencji oraz opracowanie zasobu.
Odpowiedź "księgę nabytków i ubytków" jest nieadekwatna, bo tego typu księgi kojarzą się z ewidencją ruchu zasobu w danej jednostce (pozyskania/ubytki), a nie z informacją o twórcy i sposobie prowadzenia kancelarii. W procedurze przekazania do archiwum państwowego liczy się przede wszystkim spis oraz dane identyfikujące twórcę i system, w jakim akta powstawały.
Odpowiedź "ewidencję całego zasobu archiwum zakładowego" również nie trafia w istotę pierwszego przekazania. Archiwum państwowe potrzebuje informacji i spisów dotyczących przekazywanej partii archiwaliów, a nie pełnej, wewnętrznej ewidencji całego archiwum zakładowego, która może mieć inną strukturę i służy innym celom organizacyjnym.
Odpowiedź "kartotekę archiwów" jest zbyt ogólna i nie opisuje typowego, wymaganego załącznika do spisów zdawczo-odbiorczych. Kartoteki są formą pomocy ewidencyjnej, lecz w tym pytaniu chodzi o konkretny dokument wprowadzający: krótką charakterystykę instytucji (twórcy) i jej kancelarii.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się "pierwsze przekazanie" oraz "spisy zdawczo-odbiorcze", szukaj odpowiedzi, która dostarcza archiwum przejmującemu informacji o twórcy i o sposobie powstawania akt (system kancelaryjny), a nie narzędzi stricte magazynowo-ewidencyjnych używanych wewnątrz jednostki.
