Spis zdawczo-odbiorczy jest podstawowym dokumentem potwierdzającym przekazanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. Musi umożliwiać jednoznaczną identyfikację przekazywanego zespołu/zbioru (lub jego części) oraz stanowi dowód tego, co i kiedy zostało przekazane.
Dlaczego właściwa odpowiedź to "W trzech"?
W praktyce obie strony czynności (jednostka przekazująca oraz archiwum państwowe jako przyjmujący) potrzebują egzemplarza spisu, który pozostaje w ich dokumentacji. Dodatkowy egzemplarz jest przeznaczony do celów ewidencyjno-kontrolnych (np. dołączenia do akt sprawy, rejestracji, kontroli kompletności przekazania). Taki podział wspiera rozliczalność, możliwość odtworzenia przebiegu przekazania oraz późniejsze wyjaśnianie ewentualnych rozbieżności.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- W dwóch. To częsty wybór intuicyjny ("po jednym dla każdej strony"), ale pomija potrzebę dodatkowego egzemplarza wykorzystywanego w obiegu ewidencyjnym i kontrolnym.
- W czterech. Zawyża liczbę egzemplarzy ponad standardowy, wymagany obieg dokumentu. Zwykle nie ma uzasadnienia proceduralnego, by tworzyć aż tyle kopii.
- W pięciu. Jest jeszcze bardziej skrajne i wynika najczęściej z błędnego przekonania, że dokumenty archiwalne zawsze wymagają wielu kopii "na zapas". W procedurach liczy się zgodność z przyjętym wzorem i obiegiem, a nie mnożenie egzemplarzy.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli pytanie dotyczy dokumentu potwierdzającego przekazanie (spis, protokół), rozważ role stron oraz potrzebę egzemplarza do ewidencji/kontroli. To pomaga odróżnić odpowiedź "2" (intuicyjną) od wymaganej w procedurach.
