Norma ISO 14721:2012 jest znana jako model referencyjny OAIS (Open Archival Information System). Jej istotą nie jest opis pojedynczej czynności kancelaryjnej, lecz zdefiniowanie wspólnego, uporządkowanego języka i ram pojęciowych dla długoterminowej archiwizacji informacji cyfrowej.
Poprawne jest stwierdzenie: "Norma ISO 14721:2012 dotyczy modelu referencyjnego dla otwartego systemu archiwizacji informacji cyfrowej." Model referencyjny wskazuje m.in. jakie funkcje powinien obejmować system archiwum cyfrowego (np. przyjmowanie materiałów, przechowywanie, zarządzanie danymi i metadanymi, udostępnianie) oraz jakie role występują w otoczeniu takiego systemu. Dzięki temu archiwista może formułować wymagania wobec systemów informatycznych i weryfikować, czy rozwiązanie wspiera proces zachowania informacji w czasie.
Dlaczego pozostałe stwierdzenia są błędne?
- Odpowiedź mówiąca o "zarządzaniu dokumentami" i "obowiązkowości" miesza dwie kwestie: zakres normy oraz jej charakter. OAIS nie jest prostą instrukcją records management i samo istnienie normy nie oznacza automatycznie prawnego obowiązku jej stosowania w każdej organizacji.
- Teza, że norma dotyczy wyłącznie dokumentów papierowych, jest sprzeczna z jej celem: OAIS koncentruje się na archiwizacji informacji w środowisku cyfrowym.
- Teza, że norma dotyczy wyłącznie zarządzania dokumentami elektronicznymi, jest zbyt wąska: norma opisuje model systemu archiwizacji informacji (w tym podejście do pakietów informacji i metadanych), a nie jedynie bieżące zarządzanie dokumentacją elektroniczną jako proces administracyjny.
W praktyce egzaminacyjnej warto zapamiętać: 14721 = OAIS. Gdy w odpowiedziach pojawiają się sformułowania "model referencyjny", "system archiwizacji", "długoterminowe przechowywanie informacji" – to typowy trop dla OAIS. Natomiast hasła "zarządzanie dokumentacją", "instrukcja kancelaryjna", "obowiązkowe stosowanie" zwykle dotyczą innej grupy zagadnień (procedur i wymagań organizacyjnych), a nie modelu OAIS.
