Przy tworzeniu dokumentu administracyjnego kluczowe jest ustalenie, w jakiej procedurze powstaje pismo i jakie reguły formalne trzeba spełnić (np. elementy pisma, terminy, doręczenia, pouczenia, środki zaskarżenia). Dla dokumentów sporządzanych w toku załatwiania spraw przez organ administracji publicznej podstawowym punktem odniesienia jest Kodeks postępowania administracyjnego, ponieważ opisuje on zasady i przebieg postępowania oraz prawa i obowiązki organu i strony.
Odpowiedź "Konstytucja RP" jest aktem o najwyższej mocy prawnej, ale nie zawiera szczegółowej instrukcji, jak sporządzić typowy dokument w konkretnej sprawie administracyjnej. Konstytucja wyznacza ramy działania państwa i prawa obywateli, jednak w pracy urzędu przy redagowaniu pism liczą się przede wszystkim przepisy proceduralne i materialne właściwe dla danej sprawy.
Odpowiedź "Kodeks cywilny" dotyczy relacji cywilnoprawnych (np. umów, odpowiedzialności cywilnej, własności). Może być istotny w niektórych sytuacjach urzędu (np. gdy urząd zawiera umowę), ale nie jest podstawowym źródłem reguł prowadzenia postępowania administracyjnego i redagowania pism w tej procedurze.
Odpowiedź "Kodeks pracy" reguluje stosunek pracy (prawa i obowiązki pracownika i pracodawcy). Jest ważny w sprawach kadrowych, lecz nie określa zasad wydawania decyzji czy prowadzenia spraw administracyjnych wobec klientów urzędu.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy "dokumentu administracyjnego" w kontekście załatwiania sprawy przez organ i obsługi klienta, najpierw pomyśl o przepisach procedury administracyjnej (tryb, terminy, doręczenia, odwołania). Dopiero później rozważ przepisy materialne właściwe dla konkretnej dziedziny (np. ewidencje, świadczenia), jeśli byłyby podane w odpowiedziach.
