Dokumenty w jednostce organizacyjnej można praktycznie podzielić na wewnętrzne i zewnętrzne. Kluczowe kryterium to: dla kogo dokument jest przeznaczony i jaki obieg ma w organizacji.
Poprawna odpowiedź: dokument nr 2 (Rozporządzenie wewnętrzne).
Jest to przykład aktu wewnętrznego – dokumentu tworzonego przez jednostkę po to, aby ustalić zasady postępowania, organizację pracy, obowiązki lub procedury. Taki dokument obowiązuje w ramach organizacji (np. wśród pracowników, działów) i stanowi element dokumentacji organizacyjnej.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne?
- Dokument nr 1 (Umowa o współpracy z inną firmą) – dotyczy relacji z podmiotem zewnętrznym (kontrahentem). Nawet jeśli jest przechowywana w firmie i przygotowana przez pracownika, jej adresatem i stroną jest inna firma, więc to dokument zewnętrzny w sensie obiegu.
- Dokument nr 3 (Faktura za dostarczone towary) – jest dokumentem rozliczeniowym w obrocie gospodarczym, powiązanym z dostawcą i transakcją. Zwykle pochodzi od dostawcy lub jest wystawiana dla odbiorcy, więc nie jest dokumentem wewnętrznym regulującym pracę jednostki.
- Dokument nr 4 (Pismo od klienta) – to korespondencja przychodząca, czyli dokument zewnętrzny, bo powstaje poza jednostką i jest kierowany do niej.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy widzisz pytanie o dokument wewnętrzny, szukaj takich, które mają charakter porządkowy lub organizacyjny (np. regulamin, instrukcja, zarządzenie). Dokumenty związane z kontrahentami/klientami (umowy, pisma, faktury) w typowym ujęciu są zewnętrzne.
