Dokumenty obrotu gospodarczego i korespondencji handlowej różnią się przede wszystkim celem oraz tym, kto inicjuje transakcję.
"oferta handlowa." jest poprawna, gdy pismo zawiera propozycję sprzedawcy skierowaną do odbiorcy: przedstawia towar/usługę oraz warunki, na jakich może dojść do sprzedaży. W praktyce oferta obejmuje zwykle: nazwy produktów/usług, ceny (czasem rabaty), warunki płatności, warunki i termin dostawy, a często także okres ważności oferty. Kluczowe jest to, że nadawca proponuje warunki i zachęca do zakupu.
Odpowiedź "zamówienie." jest nieprawidłowa, gdyż zamówienie to krok późniejszy w procesie: odbiorca akceptuje wybrane warunki i składa dyspozycję zakupu (co, ile, na kiedy, gdzie dostarczyć). Zamówienie nie ma charakteru "propozycji sprzedaży", tylko jest zleceniem nabywcy.
Odpowiedź "zapytanie o ofertę." nie pasuje, jeśli w dokumencie nie ma próśb o przedstawienie warunków, lecz są już konkretne propozycje cen i warunków. Zapytanie inicjuje proces po stronie kupującego: pyta o cenę, dostępność, terminy, możliwość rabatu, parametry produktu.
Odpowiedź "pismo przewodnie." jest błędna, gdyż pismo przewodnie ma funkcję informacyjno-porządkującą: wskazuje, jakie dokumenty są załączone i w jakim celu są przesyłane. Zwykle nie zawiera szczegółowych warunków handlowych, a jeśli pojawiają się ceny i warunki transakcji, przestaje być "tylko" pismem przewodnim.
Wskazówka egzaminacyjna: najpierw ustal, czy dokument proponuje warunki (oferta), prosi o warunki (zapytanie), czy zleca zakup (zamówienie). Dopiero potem oceniaj układ graficzny pisma.
