W procesie przyjęcia dostawy kluczowa jest właściwa kolejność czynności. Najpierw należy potwierdzić, czy to, co przyjechało do magazynu, odpowiada temu, co zostało zamówione. Taka kontrola obejmuje przede wszystkim zgodność asortymentu i ilości, a w praktyce często również sprawdzenie, czy nie ma widocznych uszkodzeń oraz czy dostarczony towar jest właściwie oznakowany.
Odpowiedź "Sprawdzić, czy dostawa zgadza się z zamówieniem." jest poprawna, ponieważ bez tej weryfikacji magazyn może wprowadzić do obrotu błędne towary lub ilości. Skutkiem są rozbieżności stanów magazynowych, problemy z kompletacją, a także trudności w wyjaśnieniu reklamacji (bo towar mógł zostać już rozlokowany i "wymieszany" z zapasem).
Pozostałe propozycje opisują działania, które zwykle wykonuje się po kontroli:
- "Rozpakować dostawę i umieścić towary na półkach magazynowych." – to etap składowania/odkładania. Jeśli wykona się go przed sprawdzeniem, zwiększa się ryzyko, że błędy dostawy zostaną zauważone zbyt późno lub towar trafi w nieprawidłowe miejsce.
- "Przygotować miejsce na półkach magazynowych dla nowych towarów." – planowanie miejsca jest ważne, ale nie jest czynnością "pierwszą", gdy dostawa już dotarła. W praktyce przygotowanie lokalizacji może być równoległe, jednak kontrola zgodności dostawy stanowi podstawę przyjęcia.
- "Zgłosić dostawę do działu księgowości." – działania księgowe i rozliczeniowe są istotne, lecz wynikają z prawidłowo przeprowadzonego przyjęcia. Księgowość opiera się na potwierdzonych danych, więc informowanie jej przed kontrolą zwiększa ryzyko błędów w dokumentacji.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy "pierwszego kroku" przy przyjęciu, najczęściej chodzi o kontrolę zgodności (co i ile przyjechało) zanim nastąpi rozładunek/rozmieszczenie i formalności następcze.
