Pytanie dotyczy obowiązku dalszego przechowywania dokumentów w 2022 r., czyli tego, czy wolno je już zniszczyć (brakować). To inna sytuacja niż samo "przeniesienie do archiwum zakładowego" w sensie organizacyjnym.
W tabeli wszystkie pozycje mają daty z 2020 r.. W praktyce i w przepisach różne grupy dokumentów mają różne minimalne okresy retencji:
- Faktury i dokumenty podatkowe są przechowywane przez okres związany z przedawnieniem zobowiązania podatkowego (typowo liczony w latach od końca roku), więc w 2022 r. faktura z 2020 r. nadal musi być dostępna.
- Dokumentacja rachunkowa (np. raport roczny jako część dokumentacji finansowej jednostki) również podlega wieloletniemu minimalnemu przechowywaniu, więc rok 2022 jest zbyt wczesny na zniszczenie dokumentu z 2020 r.
- Umowa o pracę / dokumentacja pracownicza ma najdłuższy horyzont przechowywania. Co więcej, okres ten zależy od tego, kiedy ustał stosunek pracy (albo czy nadal trwa). Niezależnie od wariantu, 2022 r. nie jest momentem, w którym można legalnie zniszczyć umowę z 2020 r.
Dlatego poprawna jest odpowiedź "Wszystkie dokumenty." – każdy z dokumentów z 2020 r. pozostaje w 2022 r. w okresie, w którym musi być przechowywany.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "Tylko Faktura VAT i Raport roczny." pomija dokumentację pracowniczą, która co do zasady podlega najdłuższej retencji; to typowy skutek skupienia się wyłącznie na księgowości.
- "Tylko Umowa o pracę." zakłada błędnie, że dokumenty księgowe/podatkowe można szybko niszczyć; w praktyce muszą być dostępne przez kilka lat na potrzeby kontroli i rozliczeń.
- "Żaden dokument." jest sprzeczne z minimalnymi okresami przechowywania – 2022 r. jest zbyt blisko roku 2020, aby mówić o zakończeniu retencji.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawia się "nie można zniszczyć", zawsze myśl o minimalnym okresie przechowywania i o tym, od kiedy się go liczy (często od końca roku), a nie o tym, czy dokument jest "stary" w potocznym sensie.
