W opracowywaniu druków ulotnych kluczowe jest odróżnienie materiałów finalnych, opublikowanych od dokumentacji roboczej. Druki ulotne (materiały efemeryczne) są przygotowane po to, aby je rozpowszechniać: informują, zapowiadają wydarzenie, promują ofertę, dokumentują akcję lub wydarzenie. Z tego powodu w praktyce archiwalnej do zbioru/zespołu druków ulotnych włącza się przede wszystkim egzemplarze ukończone, przeznaczone do dystrybucji.
Odpowiedź "Projekty wstępne." jest poprawna, ponieważ projekt wstępny to zwykle szkic, draft lub wersja przygotowawcza, która nie stanowi jeszcze publikacji. Taki materiał ma charakter pomocniczy (roboczy) i w wielu przypadkach nie jest traktowany jako druk ulotny w sensie metodycznym, bo nie pełni funkcji "wydawnictwa do rozpowszechnienia". Projekty mogą pozostać w aktach twórcy jako dokumentacja procesu powstawania, trafić do innego układu akt lub podlegać brakowaniu zgodnie z przyjętymi zasadami.
Pozostałe propozycje to typowe przykłady druków ulotnych, czyli materiałów finalnych:
- "Jednodniówki." to efemeryczne wydawnictwa okazjonalne, z założenia krótkotrwałe, ale wydane w postaci końcowej.
- "Broszury." są publikacjami informacyjnymi/reklamowymi, często dystrybuowanymi masowo; w kontekście materiałów ulotnych mogą stanowić element zbioru.
- "Programy teatralne." to wydawnictwa towarzyszące wydarzeniom, przygotowane dla odbiorców (publiczności), a więc mają cechę rozpowszechniania i są formą finalną.
Najczęstszy błąd polega na uznaniu, że skoro projekt "dotyczy" ulotki lub programu, to też jest drukiem ulotnym. W metodyce liczy się jednak funkcja i status materiału: czy jest to egzemplarz wydany i dystrybuowany, czy jedynie dokumentacja przygotowawcza.
