Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej to uporządkowany proces wydzielenia dokumentacji, która po upływie okresów przechowywania straciła znaczenie praktyczne, a następnie jej zniszczenia w sposób właściwy dla nośnika i rodzaju zapisu. W jednostce organizacyjnej nie jest to czynność "dowolna" – wymaga działania według procedury określonej w przepisach.
Poprawna odpowiedź to: rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (tekst jednolity: Dz.U. 2019 poz. 246). To akt, który wprost obejmuje zarówno zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, jak i warunki oraz tryb brakowania.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są błędne?
- Rozporządzenie Ministra Kultury z 16.09.2002 r. – w tym zakresie nie stanowi już właściwej, aktualnej podstawy, ponieważ zostało zastąpione nowszymi przepisami regulującymi brakowanie.
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18.01.2011 r. – dotyczy przede wszystkim instrukcji kancelaryjnej, wykazów akt i organizacji archiwów zakładowych. Jest często mylone z przepisami o brakowaniu, bo także opisuje pracę kancelaryjno-archiwalną, ale nie jest wskazaną w kontekście podstawą prawną trybu wnioskowania o brakowanie.
- Rozporządzenie MKiDN z 22.05.2006 r. – ma charakter szczegółowy i dotyczy materiałów archiwalnych związanych z jednostkami publicznej radiofonii i telewizji, a nie ogólnej procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej w typowych jednostkach.
W nauce do egzaminu warto zapamiętać, że w brakowaniu kluczowe jest: sprawdzenie okresów przechowywania w JRWA, przygotowanie spisu dokumentacji do brakowania oraz uzyskanie wymaganej zgody właściwego archiwum państwowego przed zniszczeniem dokumentacji.
