W zarządzaniu dokumentacją w jednostce organizacyjnej kluczowe jest rozróżnienie między dokumentacją archiwalną a dokumentacją niearchiwalną. Nie można podejmować decyzji wyłącznie na podstawie tego, że dokumenty pochodzą z 2005 roku. Sam rocznik nie przesądza, czy dokument ma zostać zniszczony, czy zachowany.
Poprawne jest stwierdzenie: "Dokumenty powinny zostać zarchiwizowane, ponieważ są to dokumenty archiwalne." Jeśli dokumenty zostały zakwalifikowane jako archiwalne, należy zapewnić im dalsze przechowywanie (archiwizację) zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej organizacji. Celem archiwizacji jest zachowanie informacji, dowodów i ciągłości dokumentacyjnej.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne?
- "Dokumenty powinny zostać zniszczone, ponieważ są zbyt stare."
To uzasadnienie opiera się na intuicji, a nie na kryterium formalnym. W praktyce o zniszczeniu decyduje dopuszczalność brakowania po upływie właściwego okresu przechowywania i po spełnieniu procedur, a nie sam fakt, że dokument jest "stary". - "Dokumenty powinny zostać zniszczone, ponieważ są to dokumenty niearchiwalne."
Ta odpowiedź przeczy założeniu, że wśród materiałów znajdują się dokumenty archiwalne (i jednocześnie nie wskazuje żadnej procedury weryfikacji). Nawet dokumentacja niearchiwalna nie jest niszczona automatycznie – niszczenie następuje dopiero wtedy, gdy spełnione są warunki pozwalające na brakowanie. - "Dokumenty powinny zostać zniszczone, ponieważ są to dokumenty archiwalne."
To wewnętrznie nielogiczne: dokumenty archiwalne co do zasady powinny być przechowywane, a nie niszczone. Taka odpowiedź testuje czujność na sprzeczność: "archiwalne" nie uzasadnia zniszczenia.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się informacja, że dokumenty są archiwalne, wybieraj rozwiązania dotyczące archiwizacji/przechowywania, a nie "porządkowania przez zniszczenie". Jeśli pytanie dotyczy niszczenia, zwykle musi pojawić się wyraźna przesłanka związana z kwalifikacją i upływem okresu przechowywania, a nie tylko rok sporządzenia.
