Skorowidz archiwalny to rodzaj pomocy archiwalnej o funkcji informacyjno-wyszukiwawczej: zawiera uporządkowany wykaz haseł lub streszczeń, które prowadzą użytkownika do właściwych jednostek (np. przez sygnatury, strony, odsyłacze). Skorowidze mają zatem ułatwiać szybkie dotarcie do konkretnej informacji w opracowanych materiałach.
Inwentarz archiwalny pełni inną rolę: jest podstawową pomocą ewidencyjną sporządzaną dla jednego zespołu archiwalnego. Odzwierciedla układ materiałów w zespole i zawiera ciąg opisów jednostek archiwalnych (zwykle także część wstępną). Ponieważ jego celem jest ewidencja i uporządkowanie całego zespołu, a nie budowa wykazu haseł typowego dla skorowidza, inwentarz nie jest skorowidzem.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Indeks to klasyczny skorowidz: zestawia hasła (np. osobowe, geograficzne, rzeczowe) w porządku alfabetycznym i wskazuje, gdzie w zasobie występują.
- Sumariusz jest formą skorowidza, w której pojawiają się bardziej rozbudowane informacje o treści (np. streszczenia/regesty), co nadal służy wyszukiwaniu.
- Repozytorium oznacza miejsce/środowisko przechowywania zasobu (także cyfrowego). To nie jest skorowidz, ale w tym pytaniu kluczowe jest rozpoznanie, że inwentarz należy do pomocy ewidencyjnych, a nie do skorowidzów.
W praktyce archiwisty poprawne rozróżnianie tych pojęć pomaga właściwie dobierać narzędzia: inwentarz do ewidencji zespołu, a skorowidze do precyzyjnego wyszukiwania informacji w opracowanych materiałach.
