Spis dokumentacji personalnej (akta osobowe) jest narzędziem ewidencyjnym, którego celem jest sprawne wyszukiwanie teczek konkretnych osób. W praktyce archiwalnej najczęściej stosuje się układ alfabetyczny według nazwisk, ponieważ nazwisko jest podstawowym i najbardziej typowym identyfikatorem porządkującym w zestawieniach osobowych (łatwo tworzyć kolejność A–Z i szybko weryfikować, czy dana teczka znajduje się w zasobie).
Odpowiedź "imion" jest błędna, bo imiona częściej się powtarzają i gorzej różnicują osoby w spisie; w dodatku w wielu wykazach imię pełni rolę danych uzupełniających, a nie głównego klucza sortowania.
Odpowiedź "nazw komórek organizacyjnych" jest typowa raczej dla spisów dokumentacji porządkowanej według struktury organizacyjnej (np. sprawy komórek, serie akt rzeczowych), a nie dla spisu akt osobowych, gdzie jednostką opisu jest osoba/pracownik.
Odpowiedź "ostatnich zajmowanych stanowisk" także nie pasuje jako klucz alfabetyczny, ponieważ stanowisko może się zmieniać, nie jest jednoznacznym identyfikatorem i nie zapewnia stabilnej kolejności w czasie. W spisie akt osobowych klucz powinien być możliwie stały i intuicyjny dla użytkownika – dlatego właściwe jest nazwisko.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy spisu akt "osobowych", najpierw myśl o kryterium związanym z osobą (nazwisko), a dopiero potem o kryteriach organizacyjnych (komórka, stanowisko), które zwykle dotyczą innych typów spisów.
