Spis zdawczo-odbiorczy jest podstawowym dokumentem potwierdzającym przekazanie dokumentacji (np. niearchiwalnej, kategorii B) z komórki organizacyjnej do archiwum zakładowego. Pełni jednocześnie funkcję:
- dowodową – potwierdza, jakie teczki/faszcykuły zostały przekazane i kiedy,
- kontrolną – umożliwia sprawdzenie kompletności przekazania,
- ewidencyjną – stanowi podstawę do rejestracji wpływu w archiwum zakładowym.
Odpowiedź "W trzech egzemplarzach." jest poprawna, ponieważ w typowej organizacji pracy archiwum zakładowego potrzeba odrębnych egzemplarzy dla uczestników procesu przekazania. Jeden egzemplarz pozostaje w archiwum zakładowym jako część dokumentacji ewidencyjnej, a pozostałe służą stronom przekazania jako potwierdzenie (np. dla komórki przekazującej i dla komórki/jednostki organizacyjnej prowadzącej nadzór nad obiegiem dokumentacji, zgodnie z przyjętą praktyką i wewnętrznymi zasadami).
Odpowiedzi rozpraszające są nieprawidłowe, bo nie zapewniają właściwego zabezpieczenia interesów wszystkich stron:
- "W dwóch egzemplarzach." – często spotykana liczba w korespondencji, ale przy przekazaniu akt może nie wystarczyć do równoczesnego spełnienia funkcji ewidencyjnej archiwum oraz zapewnienia odrębnego potwierdzenia dla uczestników przekazania.
- "W jednym egzemplarzu." – nie daje stronom przekazania niezależnego potwierdzenia; utrudnia też kontrolę obiegu i rozliczenie odpowiedzialności.
- "W czterech egzemplarzach." – to liczba nadmiarowa w typowym procesie przekazywania akt; zwiększa nakład pracy bez uzasadnionej potrzeby organizacyjnej.
W nauce do egzaminu warto zapamiętać, że liczba egzemplarzy wynika z roli spisu jako dokumentu "dla archiwum i dla stron przekazania". Na sprawdzianach i egzaminach pytanie zwykle dotyczy właśnie standardowo przyjmowanej liczby kopii spisu.
