KWALIFIKACJA EKA2 - STYCZEŃ 2016

Spis zdawczo-odbiorczy jest ewidencją dokumentacji przekazywanej między komórką organizacyjną a archiwum (lub inną jednostką przejmującą). W przypadku akt osobowych kluczową potrzebą praktyczną jest szybkie odnalezienie teczki konkretnej osoby. Najbardziej naturalnym i czytelnym sposobem porządkowania takiego spisu jest więc układ alfabetyczny (zwykle według nazwiska, ewentualnie z uwzględnieniem imienia przy identycznych nazwiskach).

Odpowiedź "alfabetycznie" jest poprawna, ponieważ:

• bezpośrednio odpowiada na potrzebę wyszukiwania akt personalnych po danych osobowych,
• zapewnia przewidywalny porządek wpisów w spisie,
• minimalizuje ryzyko pomyłek przy wydawaniu i udostępnianiu teczek.

Pozostałe propozycje są typowe dla innych rodzajów porządkowania dokumentacji albo są zbyt nieprecyzyjne:

• "strukturalnie" – nie jest standardowym, jednoznacznym określeniem porządku spisu; może kojarzyć się ze strukturą organizacyjną lub układem działowym, ale bez doprecyzowania nie daje jasnego klucza sortowania.
• "rzeczowo" – pasuje do układu opartego na hasłach/tematach (np. według klasyfikacji z wykazu akt), lecz akta osobowe identyfikuje się przede wszystkim po osobie, a nie po temacie.
• "chronologicznie" – układ według dat (np. założenia teczki lub okresu zatrudnienia) utrudnia szybkie znalezienie konkretnej osoby, zwłaszcza przy dużej liczbie pracowników.

Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawiają się akta osobowe, w pierwszej kolejności rozważ porządek oparty na danych identyfikujących osobę (najczęściej alfabet). Gdy mowa o aktach spraw lub tematach – częściej spotkasz układ rzeczowy.