W praktyce kancelaryjnej trzeba odróżniać oznaczenia służące do identyfikacji sprawy od oznaczeń służących do identyfikacji teczki lub jednostki archiwalnej. Stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy jest "znak sprawy", ponieważ to on wiąże ze sobą wszystkie dokumenty wytworzone i zgromadzone podczas załatwiania tej samej sprawy (pisma wpływające, pisma wychodzące, notatki, załączniki, projekty).
Odpowiedź "znak sprawy" jest poprawna, bo wskazuje identyfikator, dzięki któremu można:
- przypisać każde pismo do właściwej sprawy,
- odtworzyć komplet akt sprawy, nawet gdy dokumenty były tworzone w różnym czasie,
- uniknąć mieszania dokumentów z różnych spraw o podobnym temacie.
Pozostałe propozycje dotyczą innych poziomów opisu dokumentacji:
- "Znak teczki" odnosi się do oznaczenia teczki aktowej (zbioru dokumentacji przechowywanej razem), a teczka może zawierać akta wielu spraw lub akta prowadzone w danym zakresie, zależnie od przyjętych zasad. To nie jest stała cecha jednej sprawy.
- "Sygnatura archiwalna" to oznaczenie nadawane w ewidencji archiwalnej jednostce archiwalnej po uporządkowaniu i przyjęciu do archiwum; służy do lokalizacji i udostępniania w zasobie, a nie do bieżącej identyfikacji sprawy w toku jej prowadzenia.
- "Symbol kwalifikacyjny" wiąże się z kwalifikacją archiwalną (np. kategorią przechowywania) oraz klasyfikacją, a więc opisuje rodzaj dokumentacji i zasady jej przechowywania, ale sam w sobie nie identyfikuje całości akt konkretnej sprawy.
Na egzaminie warto zapamiętać prostą zasadę: sprawa jest identyfikowana przez "znak sprawy", natomiast to, co dotyczy ewidencji archiwalnej i zasobu po przekazaniu, częściej wiąże się z "sygnaturą archiwalną".
