Przy doborze ustawienia stołów i krzeseł na obiad dla grupy biznesmenów pracownik hotelu powinien kierować się celem spotkania: zwykle jest to rozmowa, wymiana informacji, negocjacje lub budowanie relacji w formalnej atmosferze. Dlatego kluczowe są: kontakt wzrokowy, możliwość prowadzenia rozmowy w jednym gronie, odpowiedni dystans oraz łatwy dostęp obsługi do gości.
Poprawne ustawienie (opisane w kluczu jako długi stół z krzesłami po obu stronach) odpowiada typowemu układowi konferencyjnemu/zarządczemu. Taki układ:
- ułatwia prowadzenie rozmów i dyskusji przy jednym stole,
- podkreśla formalny charakter spotkania,
- umożliwia sprawne podawanie dań i napojów z obu stron stołu,
- sprzyja uporządkowaniu miejsc i zachowaniu etykiety.
Pozostałe ustawienia spotykane w praktyce hotelowej mogą być mniej odpowiednie dla obiadu biznesowego, ponieważ często służą innym celom. Układ teatralny (krzesła w rzędach bez stołów) jest typowy dla prezentacji, ale nie dla posiłku. Układ szkolny (stoły w rzędach) wspiera notowanie i szkolenie, ale utrudnia swobodną, równorzędną rozmowę całej grupy przy jednym stole. Układy bankietowe z osobnymi stolikami (np. okrągłymi) są dobre na przyjęcia towarzyskie i integracyjne, lecz mogą rozbijać grupę na podzespoły, co bywa niekorzystne, gdy celem jest rozmowa całej grupy w jednym gronie.
Na egzaminie warto zapamiętać prostą zasadę: spotkanie biznesowe przy posiłku zwykle wymaga ustawienia, które łączy formalność i możliwość rozmowy wszystkich uczestników, a nie układu typowo "widowiskowego" lub szkoleniowego.
